Ak vás niekto sklame alebo sa stane niečo, čo vás sklame, je úplne normálne, že sa cítite rozrušený, frustrovaný alebo priamo nahnevaný. Ale často je najlepšou odpoveďou byť pokojný a zhromaždený, aby ste mohli svoje obavy a sklamanie vyjadriť profesionálne. Profesionálne prejaviť sa nie je ťažké, ak zachováte chladnú hlavu a zachováte si pokoj. Bez ohľadu na to, či sa rozhodnete komunikovať o svojom sklamaní e -mailom, listom alebo osobne, je to predovšetkým o použití správneho jazyka a správnom správaní.
Kroky
Metóda 1 z 3: Odoslanie profesionálneho e -mailu
Krok 1. E-mailom vyjadrite sklamanie nad problémom súvisiacim s prácou
Ak ste sklamaní zo spolupracovníka alebo manažéra, e -mail je skvelý spôsob, ako vyjadriť svoje sklamanie, a zároveň si uchovať digitálny záznam pre prípad, že sa v budúcnosti vyskytnú problémy. Môžete tiež poslať e -mail, ak vás odmietla potenciálna pracovná príležitosť.
- E -mail je tiež dobrý spôsob, ako oznámiť svojmu šéfovi sklamanie, ak odmietol žiadosť o niečo ako dovolenku alebo nápad, ktorý ste navrhli.
- Aj keď to môže poškodiť vaše pocity, vždy je dobré poslať následný e-mail po odmietnutí práce.
Krok 2. Ak píšete pôvodný e -mail, napíšte krátky a priamy predmet
Buďte struční a v predmete jasne uveďte, o čom je e -mail. Nepoužívajte dlhú vetu alebo hrubý jazyk, aby váš e -mail pôsobil profesionálnejšie, aby ho príjemca bral vážnejšie. Vyberte predmet, ktorý nemá viac ako 5 slov, a zadajte ho do predmetu e -mailu.
Ak napríklad píšete kolegovi e -mail o zmeškanom termíne, môžete zahrnúť predmet, ktorý vyzerá takto: „Zmeškaný termín dodania“
Poznámka:
Ak odpovedáte na e -mail, napríklad na e -mail s upozornením, že ste odmietnutý / -á pre potenciálne zamestnanie, odpovedzte na pôvodný e -mail a nie do vytvorenia nového, aby ste mali organizovaný záznam o svojej korešpondencii.
Krok 3. Začnite svoj e -mail s profesionálnym pozdravom, ktorý nastaví tón
Otvorte svoj e -mail formálnym pozdravom, aby bolo od začiatku jasné, že váš e -mail je profesionálny. Vyberte si pozdrav, ktorý je vhodný pre váš vzťah s danou osobou. Ak napríklad pracujete na základe krstného mena s manažérom menom Matthew Smith, môžete začať e-mailom ako: „Milý Matt.“
- Ak máte s príjemcom veľmi otvorený a príležitostný vzťah, môžete povedať niečo ako: „Hej, Matt.“
- Ak píšete e -mail niekomu, koho ste nikdy nestretli, začnite heslom „Komu sa to môže týkať“.
- V prípade skupinových e -mailov s viacerými príjemcami, ktorých chcete osloviť, jednoducho povedzte „Všetky“.
Krok 4. Pridajte krátky príjemný text, aby bol e -mail priateľský
Potom, čo pozdravíte príjemcu, urobte z prvého riadku svojho e -mailu skratku alebo príjemnú výmenu, ktorá ukazuje, že ste priateľskí, ale profesionálni. Skráťte to a neprechádzajte 2 alebo 3 riadkami krátkych rozhovorov, kým sa nedostanete k jadru svojho e -mailu.
- Skúste začať niečím ako „Dúfam, že sa ti darí“alebo „Dúfam, že ťa tento e -mail dobre nájde“.
- Ak je váš vzťah s touto osobou neformálny, môžete spomenúť osobný údaj, ako napríklad „Dúfam, že ste sa minulý víkend na koncerte dobre zabavili“.
Krok 5. V tele e -mailu jasne uveďte svoje sklamanie
Akonáhle si pripravíte pôdu pre svoj e -mail s pozdravom a krátkym príjemným večerom, pustite sa do práce a vyjadrte svoje sklamanie. Jasne im povedzte, ako sa cítite, ale ponechajte svoj jazyk formálny a vyhnite sa používaniu sarkazmu, vyhrážok alebo rúhania, aby ste pôsobili čo najprofesionálnejšie. Vytvorte si zoznam všetkých svojich sťažností a ponechajte telo svojho e -mailu 1 odsek, ak je to možné, aby sa e -mail zameral na predmet, ktorý máte k dispozícii.
- Ak vás napríklad odmietne potenciálna práca, môžete povedať niečo ako: „Je mi ľúto, že ste sa rozhodli ísť iným smerom. Tešil som sa na príležitosť, takže som sklamaný z rozhodnutia zamestnať niekoho iného. “
- Ak píšete svojmu spolupracovníkovi alebo zamestnancovi, aby ste vyjadrili svoje sklamanie, môžete povedať niečo ako: „Všimol som si, že niektoré zásady a postupy neboli správne dodržané. Tieto pravidlá existujú z nejakého dôvodu, takže je sklamaním dozvedieť sa, že boli ignorované. “
Krok 6. V e -maile zachovajte rešpekt voči svojmu jazyku a tónu
Formálnym a úctivým jazykom dajte jasne najavo svoje sklamanie bez toho, aby mal príjemca pocit, že na neho osobne útočíte. Predstavte si, ako by bolo písanie vnímané, keby ho čítal niekto iný alebo keby sa dostalo na verejnosť a vaše písmo bolo navrhnuté tak, aby bolo profesionálnym predstavením vás samých.
- Ak posielate e -mail zamestnancovi alebo manažérovi, je možné, že váš e -mail bude zdieľaný s inými ľuďmi, preto je dôležité, aby bolo vaše písanie úctivé a profesionálne.
- Napríklad namiesto toho, aby ste povedali niečo ako: „Nerozumiem, v čom je váš problém a prečo odmietate postupovať“, povedzte niečo ako: „Ako sme už diskutovali, postupy sú navrhnuté tak, aby boli všetci rovnakí. stránku, takže by ich mal sledovať každý. “
Krok 7. Ukončite svoj e -mail kladnou správou a výzvou na akciu
Zbaľte svoj e -mail zahrnutím použiteľných informácií, ako je napríklad stretnutie alebo pozvanie príjemcu, aby k vám v prípade akýchkoľvek otázok prišiel. Zahrňte aj niekoľko pozitívnych poznámok. Uveďte veci, z ktorých máte radosť, alebo pochváľte osobu za niečo, čo urobil dobre, aby mal pocit, že im nielen nadávate, ale máte na srdci ich najlepšie záujmy.
- Môžete napríklad svojmu anketárovi povedať: „Ale som vďačný za príležitosť urobiť rozhovor s vašou spoločnosťou. Dajte mi prosím vedieť, ak sa niečo v budúcnosti otvorí! “
- Ak píšete zamestnancovi alebo spolupracovníkovi, vyskúšajte niečo ako: „Viem, že na tom pracuješ veľmi tvrdo, len som ťa chcel upozorniť na problémy, ktoré mám, aby si mohol dávať pozor. pre prípadné budúce potenciálne problémy. “
Krok 8. Pred odoslaním si e -mail prečítajte nahlas, aby ste si vypočuli, ako znie
Nájdite si chvíľu na to, aby ste si prečítali celý svoj e -mail, aby ste počuli tón svojho písania a korektúry prípadných pravopisných alebo gramatických chýb. Ak nájdete preklepy, preklepy alebo neohrabaný jazyk, opravte to! Ak je váš tón príliš jemný alebo príliš drsný, upravte jazyk tak, aby bol profesionálny, ale pevný. Keď ste s ním spokojní, pošlite ho osobe, pre ktorú je určený.
- Môžete tiež nechať priateľa alebo spolupracovníka prečítať si váš e -mail pred odoslaním, aby ste sa uistili, že znie dobre.
- Pravopisné chyby alebo chýbajúce slová môžu skutočne odhodiť vplyv vášho e -mailu, preto si dajte čas na korektúru svojho písania.
Metóda 2 z 3: Písanie formálneho sťažnostného listu
Krok 1. Pošlite list spoločnosti alebo ak ste nedostali odpoveď
Ak ste sklamaní z produktu alebo zo správania spoločnosti, je formálnym listom s podrobnosťami o vašej sťažnosti najprofesionálnejší spôsob komunikácie s nimi. Ak ste sa s niekým nemohli skontaktovať iným spôsobom, použite ako poslednú možnosť formálny list, v ktorom vyjadríte svoje sklamanie a podrobne uvediete svoje problémy.
List môžete použiť aj ako posledný pokus o dokázanie, že ste sa pokúsili niekoho kontaktovať a prediskutovať s ním svoj problém
Krok 2. V prvej vete jasne uveďte svoj problém
Nech už ste sklamaní z čohokoľvek, dajte to jasne najavo hneď v prvej vete vášho listu. Buďte priami a struční a jasne a profesionálne vyjadrite svoj problém alebo sťažnosť, aby ste určili tón celého listu.
- Ak napríklad píšete spoločnosti, aby ste sa sťažovali na politiku, ktorá sa vás týka, môžete začať takto: „Píšem, aby som vyjadril svoje sklamanie a sklamanie z politiky vrátenia vašej spoločnosti.“
- Ak píšete list niekomu, koho ste nemohli zastihnúť, skúste začať takto: „Tento list vám píšem v súvislosti s tým, že ste sa nevedeli dostať k odpovedi na moje otázky o zabezpečení. telefonicky alebo e -mailom. “
Krok 3. Do tela listu pridajte podrobnosti a informácie súvisiace s vašim problémom
Potom, čo ste uviedli svoje sklamanie a problém, použite zvyšok listu na doplnenie konkrétnych podrobností a informácií, aby ste list rozšírili a vysvetlili svoje sklamanie. Uveďte všetky kroky, ktoré ste podnikli na vyriešenie problému, ako aj úsilie, ktoré ste vynaložili na to, aby ste ich kontaktovali so žiadosťou o pomoc.
Tip:
Ak ste sa ich pokúsili osloviť alebo vám sľúbili vyriešiť vaše obavy, uveďte dátumy, kedy ste sa ich pokúsili kontaktovať, alebo sa zaviazali problém vyriešiť.
Krok 4. Vo svojom liste sa vyhnite nahnevanému, sarkastickému alebo výhražnému jazyku
V celom liste udržujte svoj jazyk a tón formálny a profesionálny. Nikdy nepoužívajte vulgarizmy alebo výhražné výrazy a vyhýbajte sa sarkazmu, aby vaše písanie pôsobilo čo najprofesionálnejšie.
- Ak budete niekedy musieť predložiť svoj list pre súdny prípad, chcete, aby ste vyzerali tak profesionálne, ako len môžete.
- Ak budete nadávať alebo používať násilný jazyk, budete pôsobiť agresívne a neprofesionálne.
Krok 5. Zahrňte kópie akýchkoľvek dokumentov relevantných pre vašu sťažnosť
Ak máte obrázky, zmluvy alebo akékoľvek iné dokumenty, ktoré zálohujú alebo preukazujú vaše tvrdenia, urobte si ich kópiu a priložte ich k listu. Uistite sa, že ich vo svojom liste uvediete, aby ste ešte viac posilnili platnosť všetkých vašich tvrdení.
Vo svojom liste môžete napríklad povedať niečo ako: „Prikladám obrázky toho, ako vyzeral hotový výrobok, ktorý, ako vidíte, zďaleka nie je uspokojivý.“
Krok 6. Pridajte svoje kontaktné informácie po ukončení
Ukončite svoj list odsekom, ktorý sumarizuje vaše hlavné starosti a opatrenia, ktoré by ste chceli urobiť, aby ich vyriešili. Ak chcete, aby sa s vami osoba alebo spoločnosť spojila a pokúsila sa problém vyriešiť alebo o tejto záležitosti ďalej diskutovať, v spodnej časti určite zadajte svoje kontaktné údaje.
- Podpíšte list formálnym zakončením, napríklad „S pozdravom“, „S pozdravom“alebo „S úctou“, za ktorým nasleduje vaše meno.
- Zadajte telefónne číslo alebo e -mailovú adresu, pomocou ktorej vás chcú kontaktovať.
Krok 7. Pošlite list certifikovanou poštou, takže musí byť podpísaný
Použite certifikovanú poštu alebo možnosť doručenia listu, ktorá vyžaduje, aby sa príjemca za ňu podpísal, aby ste mali dôkaz, že bola prijatá. Potvrdenie si uschovajte pre prípad, že by ste niekedy potrebovali dokázať, že ste im napísali list alebo ho poskytli pre súdny prípad.
Metóda 3 z 3: Hovorte s niekým profesionálne
Krok 1. Ak to nechcete mať v zázname, porozprávajte sa s niekým priamo
Ak dávate prednosť tomu, aby ste svoje sklamanie vyjadrili bez papierovej stopy, alebo bez toho, aby ste sa obávali, že by ste si svoj rozhovor mohli neskôr podrobne preštudovať, osobná konverzácia je tou správnou cestou. Priama konverzácia s niekým vám navyše umožní zhodnotiť jeho reakcie a dodá vám osobnejší nádych.
- Často tiež môže byť oveľa rýchlejšie hovoriť s niekým, z koho ste sklamaní.
- Rozhovor s niekým vám umožní použiť vlastnú reč tela a tón hlasu, aby ste skutočne vyjadrili svoje sklamanie alebo sklamanie.
Krok 2. Požiadajte osobu, aby sa s vami súkromne stretla a prediskutovala problém
Hovorte s osobou ďaleko od ostatných ľudí, aby ste sa mohli slobodne vyjadrovať bez toho, aby ste ich potenciálne zahanbovali. Naplánujte si stretnutie alebo ich požiadajte, aby sa s vami stretli niekde, napríklad v konferenčnej miestnosti, kancelárii alebo dokonca v kaviarni, aby to bolo profesionálnejšie.
- Zavolajte im alebo im pošlite e -mail s otázkou, ktorý čas a miesto je pre nich najvhodnejšie.
- Ak sa ocitnete v situácii, keď nemôžete súkromne povedať svoje sklamanie, snažte sa zostať čo najprofesionálnejší a udržať pokoj.
Tip:
Ak sa s nimi potrebujete ihneď porozprávať, povedzte im niečo ako: „Máte krátku chvíľu? Potrebujem s tebou hovoriť."
Krok 3. Začnite konverzáciu poďakovaním a otázkou, ako sa majú
Predtým, ako začnete vyjadrovať svoje sklamanie, nájdite si chvíľu na to, aby ste sa poďakovali osobe, ktorá si našla čas na stretnutie s vami a zhodnotila jej náladu. Opýtajte sa ich, ako sa im darí a či sú pripravení s vami o tomto probléme hovoriť. Ak sa zdajú byť nahnevaní alebo rozrušení, pokúste sa ich upokojiť alebo počkajte, kým sa s nimi porozprávate neskôr. Ak sa vám zdajú v poriadku, pokračujte v diskusii o svojom probléme alebo probléme.
- Začínanie pravou nohou pomôže konverzácii prebehnúť hladko a profesionálne.
- Môžete napríklad začať hovoriť niečo ako: „Ďakujem veľmi pekne za váš čas. Nebudem trvať dlho, potrebujem s tebou niečo prediskutovať."
Krok 4. Uveďte svoju sťažnosť jasne a priamo
Povedzte osobe, prečo ste sklamaní z používania konkrétneho a neemotívneho jazyka. Buďte priami a objektívni a uveďte všetky dôvody, prečo ste nespokojní, ale vyhnite sa ich nadávaniu zoznamom previnení. Používajte pokojný a profesionálny jazyk, aby ste vyjadrili svoje pocity, a vyhýbajte sa zvyšovaniu hlasu alebo rúhaniu.
- Kričanie a nadávanie bude pôsobiť iba agresívne a neprofesionálne.
- Povedzte im napríklad, ako sa cítite, bez toho, aby ste boli príliš emocionálni. Môžete povedať niečo ako: „Keď niečo také robíš, mám pocit, že ťa nezaujíma, ako to na mňa vplýva, a aby som bol úprimný, je to zraňujúce a sklamajúce.
Krok 5. Opýtajte sa ich, či majú nejaké otázky, skôr ako ukončíte stretnutie
Keď vyjadríte svoje sklamanie a vysvetlíte svoje dôvody, dajte osobe príležitosť hovoriť. Opýtajte sa ich, či majú na vás nejaké otázky alebo im nie je jasné, čo ste im povedali, aby nedošlo k zámene. Potom im ešte raz poďakujte za stretnutie s vami, než ukončíte rozhovor.
Ak je to možné, ponúknite riešenia alebo vylepšenia do budúcnosti
Tipy
- Nikdy nehnevajte sa, nepíšte e -mail, nepíšte list ani nekonverzujte. Predtým, ako začnete, urobte pár dychov, aby ste sa upokojili, aby ste mali jasnú hlavu.
- Vyhnite sa konverzácii s niekým pred inými ľuďmi. Počkajte, kým nebudú k dispozícii na rozhovor a osobné stretnutie s nimi.
