Osobné súbory sa môžu ľahko a rýchlo stať neorganizovanými. Čím sú vaše súbory neorganizovanejšie, tým ťažšie bude nájsť ich v budúcnosti. Aby ste uľahčili vyhľadávanie a ukladanie svojich osobných súborov, budete si musieť chvíľu vyhradiť a správne ich usporiadať. Presný systém, ktorý použijete, bude na vás. Existuje však niekoľko základných spôsobov organizácie osobných súborov, ktoré vám môžu pomôcť usporiadať súbory.
Kroky
Časť 1 zo 4: Používanie základných metód organizácie
Krok 1. Udržujte to jednoduché
Cieľom vytvorenia systému evidencie je uľahčiť si veci. Budete sa chcieť vyhnúť tomu, aby bol váš systém príliš komplikovaný alebo mätúci. Udržanie systému tak jednoduchého, ako len môžete, vám pomôže ľahko uložiť alebo načítať všetky dokumenty, s ktorými by ste mohli potrebovať pracovať.
- Odložte iba to, čo potrebujete. Príliš veľa skladovania môže spôsobiť, že váš systém bude ťažkopádny a ťažko použiteľný.
- Vyhnite sa zbytočnej zložitosti systému súborov.
- Vyhoďte súbory, o ktorých ste si istí, že ich už nepotrebujete.
Krok 2. Vo svojom systéme použite správne množstvo hĺbky
Vytváranie mnohých rôznych kategórií a podkategórií, do ktorých sa vaše súbory zmestia, môže byť lákavé. Je však vhodné vytvoriť iba kategórie širokých úrovní a použiť ich iba toľko, koľko nevyhnutne potrebujete. Vytvorenie príliš veľkého počtu kategórií môže mať za následok neohrabaný a neefektívny registračný systém. Uistite sa, že vo svojom systéme vytvoríte správne množstvo organizačnej hĺbky, aby fungoval bez problémov.
- Vyhnite sa vytváraniu príliš podrobných podkategórií pre váš systém. Napríklad „Účtenky, jedlo, chlieb“by bolo príliš podrobné na to, aby bolo užitočné.
- Jednoduchšia kategória pre mesačné alebo týždenné príjmy môže byť pre váš registračný systém vhodnejšia.
- Mať sekciu pre klientov a potom ich usporiadať podľa abecedy je príkladom efektívnej úrovne hĺbky.
Krok 3. Uľahčite vyhľadávanie súborov
Váš registračný systém bude mať veľký prospech zo zjavných vizuálnych podnetov, ktoré vám dajú presne vedieť, kde je niečo uložené. Zreteľnosť sekcií systému súborov vám pomôže rýchlo nájsť položku alebo súbor uložiť. Na to, aby vaše súbory vynikli, majte na pamäti niektoré z týchto tipov:
- Na označenie určitých kategórií alebo sekcií použite farebné priečinky.
- Skúste si uložiť praktický zoznam farieb a kategórií, ktoré ste im priradili.
- Pomocou štítkovača jasne označte svoje súbory.
- Sledujte strih svojich priečinkov. Skúste použiť iba jeden priečinok pre každú kategóriu alebo sekciu.
Krok 4. Zamyslite sa nad tým, aké typy kontajnerov na súbory budete potrebovať
Predtým, ako budete môcť svoje súbory organizovať, musíte nájsť niečo, kam ich vložíte. Presný typ kontajnerov, ktoré použijete, bude závisieť od množstva súborov, ktoré musíte uložiť, ako sú dôležité, od rozmerov dokumentov a od frekvencie, s akou k nim potrebujete pristupovať. Pozrite sa na niektoré z týchto tipov, aby ste získali predstavu o tom, ktoré kontajnery na súbory môžu byť pre vás to pravé:
- Ak potrebujete uložiť veľmi dôležité dokumenty, zvážte kúpu protipožiarneho skladovacieho kontajnera.
- Nájdenie pečate laboratória upisovateľov na nádobe môže znamenať, že nádoba ochráni vaše súbory asi hodinu pri ohni s teplotami 1700 stupňov Fahrenheita.
- Pri bežných súboroch si možno budete chcieť kúpiť základnú kartotéku. V prípade citlivých alebo dôverných súborov zvážte nákup bezpečnejšej kartotéky alebo trezoru.
- Budete chcieť zaistiť, aby mal váš priečinok na spisy dostatok miesta pre všetky vaše súbory.
- Ak máte dokumenty neobvyklého formátu, skontrolujte, či sa zmestia do úložného kontajnera. Dokumenty veľkosti Legal môžu napríklad ovplyvniť veľkosť potrebného priečinka a tiež veľkosť úložiska.
Časť 2 zo 4: Organizácia dokumentov
Krok 1. Zhromaždite všetky svoje dokumenty
Predtým, ako sa pustíte do organizácie dokumentov, budete sa chcieť uistiť, že máte všetky dokumenty pred sebou. Zatiaľ si nemusíte robiť starosti s tým, ako sú vaše súbory usporiadané alebo usporiadané. Zhromaždite všetky dokumenty, ktoré si myslíte, že je potrebné uložiť, a pripravte sa na ich triedenie.
- Vyberte staršie dokumenty, ktoré ste už zoradili. Možno ich budete chcieť zmeniť tak, aby zodpovedali novému systému, ktorý vytvárate.
- Uistite sa, že máte všetky svoje posledné dokumenty zozbierané a pripravené na zoradenie.
Krok 2. Zoraďte súbory do aktívnych a archívnych položiek
Pri organizovaní súborov môže byť užitočné ich zaradenie do dvoch hlavných kategórií: aktívne súbory, s ktorými musíte pracovať, a archívne súbory, ktoré musíte uložiť. Pomôže vám to pristupovať k súborom, ktoré používate častejšie, a úhľadne si uložiť súbory, ku ktorým nebudete potrebovať okamžitý prístup.
- Aktívne súbory sú dokumenty, ktoré stále potrebujete často adresovať, odkazovať alebo k nim inak mať prístup.
- Archívne súbory sú dokumenty, ktoré v blízkej budúcnosti nebudete potrebovať, ale musíte ich uložiť.
Krok 3. Vytvorte a označte správne kategórie pre váš systém
Potom, čo získate svoje súbory na jednom mieste, si ich môžete rýchlo urobiť. Pri kontrole súborov si všimnite všeobecné kategórie, do ktorých by sa mohli hodiť. Zapíšte si tieto kategórie a vytvorte základný organizačný systém, ktorý budete pre svoje súbory používať. Pozrite sa na niektoré z týchto bežných kategórií, aby ste získali predstavu o tom, ktoré by ste mohli chcieť použiť:
- Právne záznamy s podkategóriami, ako sú rodné listy, úmrtné listy alebo sobášne listiny.
- Finančné dokumenty, ktoré pokrývajú vaše minulé finančné súhrny, informácie o kreditných kartách, úverové správy alebo ročné finančné súhrny.
- Evidencia majetku.
- Osobné dokumenty, ako sú diplomy, záznamy o zamestnaní, zdravotné záznamy a poistky.
Krok 4. Uložte dokumenty dlhodobého skladovania
Dokumenty, ktoré ste označili ako archívne súbory, vložte do kontajnera na dlhodobé ukladanie. K týmto súborom sa nebude často pristupovať, preto sa uistite, že sú v registračnom systéme zaradené do ich správnych kategórií pre neskoršie načítanie. Archívne súbory budú pravdepodobne tvoriť väčšinu vašich uložených a usporiadaných dokumentov.
- Dlhodobé úložisko je možné rozdeliť do dvoch ďalších kategórií: trvalé súbory a „mŕtve“súbory.
- Trvalé súbory môžu zahŕňať vzdelávacie dokumenty, pracovné dokumenty alebo iné dôležité dokumenty, ku ktorým budete možno potrebovať prístup.
- Súbory „mŕtve“sú dokumenty, ku ktorým možno nebudete potrebovať znova prístup. Do tejto kategórie sa môžu hodiť staré daňové záznamy. Nezabudnite však, že daňové priznania by sa mali uchovávať sedem rokov.
Krok 5. Vložte svoje aktuálne dokumenty do aktívnej sekcie dokumentov
Dokumenty, ktoré budete často používať alebo ich ešte budete potrebovať kontrolovať, bude potrebné vložiť do aktívnej sekcie dokumentov. Táto časť vášho registračného systému vám umožní rýchly prístup k dokumentom, ktoré nie sú celkom pripravené na archiváciu. Nasledujú štyri najbežnejšie aktívne kategórie dokumentov, ktoré by ste mohli zvážiť pri použití:
- Dokumenty, ktoré si stále vyžadujú vašu pozornosť.
- Dokumenty, ktoré si ešte musíte prečítať alebo skontrolovať.
- Účty, ktoré musíte ešte zaplatiť.
- Dokumenty pripravené na dlhodobé ukladanie.
Časť 3 zo 4: Organizovanie elektronických súborov
Krok 1. Začnite so širokými kategóriami a potom konkrétnejšie
Rovnako ako pre vaše fyzické súbory, budete chcieť začať s najširšími kategóriami, do ktorých vaše súbory patria. Ak ste napríklad nezávislým dodávateľom, možno budete chcieť usporiadať súbory podľa zamestnávateľa. To znamená, že pre každý z nich vytvorte jeden priečinok. Potom by ste mali rozdeliť súbory v rámci každej širšej kategórie na menšie. To znamená, že priečinky vášho zamestnávateľa je možné ďalej rozdeliť do rôznych priečinkov obsahujúcich informácie o každom projekte s týmto zamestnávateľom.
- Zvážte dôslednosť v každej širšej kategórii. Vďaka tomu bude jednoduchšie nájsť vaše súbory. Môžete napríklad nechať podsložku pre každý projekt obsahovať súbory ako „projektové dokumenty“, „fakturácia“a „komunikácia“.
- Priečinky môžete tiež organizovať široko podľa roku, ak sa to zdá jednoduchšie alebo relevantnejšie pre vaše súbory.
Krok 2. Skenujte alebo sťahujte súbory, ktoré ešte nemáte, elektronicky
Môže byť prospešné mať všetky svoje súbory uložené elektronicky na jednom mieste. Napriek požadovanému času by ste sa mali pokúsiť naskenovať čo najviac svojich fyzických dokumentov, aby ich bolo možné elektronicky uložiť a zálohovať. Okrem toho si nezabudnite stiahnuť všetky súbory uložené online na iných miestach, len pre prípad, že by sa hostiteľská webová stránka stala nedostupnou, keď ich budete opäť potrebovať. Usporiadajte tieto súbory rovnako ako ostatné.
Krok 3. Dajte svojim súborom konkrétne názvy
Názvy súborov by mali byť ľahko zrozumiteľné a jedinečné. To znamená, že by ste sa mali pozrieť na názvy súborov a okamžite vedieť, čo v nich je. Skúste zahrnúť dátum, signifikátor priečinkov, ktoré budú súbor obsahovať, a individuálny deskriptor. Fakturačný súbor vytvorený v júni 2016 pre vášho klienta X Corp sa môže napríklad nazývať „0616_XCorp_Invoice_2“. To vám umožní presne vedieť, čo súbor obsahuje, bez toho, aby ste si museli urobiť čas na otvorenie.
Bez ohľadu na to, aký systém používate na pomenovanie súborov, uistite sa, že to robíte dôsledne. Keď si vyberiete systém, držte sa ho; bude ťažké vrátiť sa späť a premenovať všetky svoje súbory neskôr
Krok 4. Pravidelne si zálohujte súbory
Primárne nebezpečenstvo uchovávania elektronických súborov je, že vaše informácie sú náchylné na stratu v dôsledku zlyhania počítača. Pripravte sa na to tým, že budete svoje súbory pravidelne zálohovať na službu online zálohovania, disky CD alebo na externý pevný disk. Tieto úložné zariadenia určite označte tak jasne, ako ste označili svoje súbory. Ak máte externú jednotku alebo disky CD, zvážte ich uchovanie na bezpečnom mieste mimo vášho primárneho bydliska, aby ste predišli úplnej strate požiarom alebo prírodnou katastrofou.
Časť 4 zo 4: Údržba systému súborov
Krok 1. Držte krok s vašim systémom
Po vytvorení systému plnenia ho budete chcieť naďalej používať tak, ako ste chceli. Prílišné zaostávanie, ignorovanie položiek, ktoré je potrebné podať, alebo nesprávne ukladanie položiek, to všetko môže vrátiť náročnú prácu, ktorú ste vynaložili. Uistite sa, že budete držať krok so svojim registračným systémom, aby vám naďalej fungoval.
- Občasné hľadanie súborov, ktoré nie sú na mieste, môže pomôcť udržať váš systém v poriadku.
- Nezanedbávajte uloženie aktívnych dokumentov do úložiska archívnych dokumentov.
Krok 2. Odstráňte staré súbory
Niektoré súbory je potrebné uložiť na dlhší čas. Váš systém súborov však bude konečnej veľkosti a bude od vás vyžadovať pravidelné odstraňovanie súborov, ktoré už nie sú potrebné. Pravidelné odstraňovanie súborov zo systému súborov pomôže udržať tento systém v poriadku a správne fungovať.
- Mnoho starých finančných dokumentov bude potrebné uložiť roky.
- Staré rozpočty, finančné výkazy alebo ročné politiky bude možno potrebné uložiť iba na jeden rok.
- Odstránením starých súborov sa vytvorí priestor pre prichádzajúce dokumenty.
- Zbavenie sa súborov, ktoré nie sú potrebné, vám uľahčí vyhľadávanie dokumentov, ktoré potrebujete.
- To isté platí pre elektronické súbory. Odstráňte duplicitné, zastarané alebo nepotrebné dokumenty z predchádzajúcich projektov.
Krok 3. Archivujte staré elektronické súbory
Staré súbory, ktoré sú stále relevantné alebo na ktoré možno jedného dňa odkazovať, je možné archivovať. To znamená, že ich budete uchovávať mimo štandardného registračného systému, ale budete ich mať usporiadané a prístupné. Zvážte vytvorenie ďalšej širokej kategórie pre archivované súbory. Presuňte nepoužité súbory do tohto priečinka s neporušeným formátovaním podpriečinkov. Ak chcete, aby sa archivované súbory na obrazovke súborov nedostali mimo cestu, skúste pred názov súboru umiestniť písmeno „z“, aby sa dostalo na koniec abecedného poradia súborov. Môžete to napríklad nazvať „z_archive“alebo niečo podobné.
Krok 4. Zefektívnite svoj registračný systém
Urobiť poriadok v súboroch a udržať ich tak môže byť užitočné, pokiaľ ide o vaše osobné usporiadanie. Vo vašom informačnom systéme však bude vždy priestor na zlepšenie. Pri pokračujúcej práci so svojim registračným systémom sledujte všetky vylepšenia, ktoré môžete urobiť, aby boli ešte efektívnejšie.
- Možno sa budete chcieť zbaviť kategórií, ktoré zrejme nepoužívate.
- Kategórie, ktoré sa zdajú byť príliš používané, bude možno potrebné rozdeliť do menších kategórií.
