Všetci vieme, že byť v práci organizovaný je dôležité, ale pre mnoho ľudí je to neustály boj. Verte či neverte, zostať organizovaný nie je také skľučujúce, ako by sa mohlo zdať. Niekoľko rýchlych opráv a niekoľko prebiehajúcich riešení to uľahčuje, ako by ste si možno kedy mysleli.
Kroky
Metóda 1 zo 4: Správa vášho priestoru a času
Krok 1. Monitorujte svoje aktivity
Strávte pár dní vedením denníka alebo denníka svojich každodenných aktivít. Pomôže vám to vidieť presne to, čo robíte, čo si možno ani neuvedomujete, a poskytne to počiatočný pohľad na medzery v organizácii a produktivite. Toto cvičenie by ste mali vykonávať aj so zreteľom na svoje ciele. Prostredníctvom denníka aktivít vidíte, ktoré činnosti môžu byť plytvaním času a ktoré činnosti by v skutočnosti mohli prispieť k dosiahnutiu vašich cieľov.
Krok 2. Určte časy svojej produktivity
Niektorí z nás sú ranní ľudia a niektorí pokrivkávajú pri predstave rána. Možno už tušíte, v ktorú dennú dobu ste najproduktívnejší. Či už dávate prednosť večerom, ránam, obedu alebo tesne pred alebo v pracovnej špičke, využite tieto časy na maximalizáciu svojej produktivity.
Krok 3. Uprednostnite svoje úlohy
Všetci vieme, že niektoré úlohy sú dôležitejšie ako ostatné, ale nie vždy ich podľa toho uprednostňujeme. Vytvorte si teda systém hodnotenia napríklad označením dôležitých úloh alebo ich označením hviezdičkou a buďte úprimní a flexibilní. Používajte pripomenutia, či už prostredníctvom digitálneho kalendára, alebo pomocou poznámok nalepeného na počítači alebo na stole. Venujte viac svojho času a energie položkám na prvom mieste vo vašom zozname. Medzi príklady patria úlohy citlivé na čas, napríklad veci, ktoré sú splatné do konca podnikania alebo zajtra. Môžete tiež uprednostniť reagovanie na klientov, šéfov alebo kohokoľvek iného, kto platí účty. A ak si nie ste istí citlivosťou alebo dôležitosťou úlohy, je vždy dobré sa opýtať.
Krok 4. Okamžite vyrazte rýchle úlohy
Nie všetky úlohy musia mať prioritu a naplánovať ich na budúce dokončenie. Plánovanie alebo plánovanie niektorých úloh trvá takmer toľko času, koľko sa vyžaduje na ich splnenie. Ak je to tak a môžete tieto úlohy okamžite vyraziť, v každom prípade to urobte! Okamžité zvládnutie rýchlych úloh tiež pomáha predchádzať prokrastinácii.
Krok 5. Spravujte neporiadok a pracovný materiál
Naše stoly ľahko prechádzajú z neprehľadných miest na tornáda, čo zjavne sťažuje organizáciu. Niektorí ľudia dokonca fungujú podľa zásady čistého pracovného stola. Aj keď to nie je úplne nevyhnutné, podniknite kroky k vyčisteniu pracovného priestoru.
- Declutter. Vyhoďte svoje odpadky do odpadu a systematicky ukladajte potrebné materiály. Jasný neporiadok, kedykoľvek je to možné: počas prestávky v pracovný deň, prestávky alebo medzi úlohami.
- Okamžite po sebe poupratujte. Vďaka tomu budete mať na vrchole mysle. Navyše sa vyhnete nevyhnutnému rozrušeniu toho, že sa súčasný neporiadok stane súčasťou vášho budúceho neporiadku.
- Potrebné zásoby majte poruke. Nie všetko okolo vás je samozrejme neporiadok. Dostupnosť potrebných nástrojov vám ušetrí čas a dobre využije váš drahocenný priestor.
Krok 6. Naplánujte si aktivity a schôdzky
Niektorí ľudia plánujú iba schôdze, ale nie aktivity na svojom zozname úloh. Pomôcť môže naplánovanie najdôležitejších úloh, ako aj schôdzok. Svoje dni môžete tiež „rozdeliť“napríklad na schôdze iba v utorok a vo štvrtok. Ponechajte si vo svojom rozvrhu niekoľko dier aj na kreatívny čas pre seba alebo na prispôsobenie sa nečakanému.
- Použite organizátor a kalendár. Môžu to byť organizátory na písanie perom a papierom, alebo to môžu byť softvérové kalendáre a aplikácie osobných asistentov, ako napríklad iCalendar alebo Google Now.
- Kategorizujte svoje aktivity. Kategorizácia alebo farebné kódovanie aktivít vám môže poskytnúť rýchlu vizuálnu pripomienku toho, čo je dôležité kde. Kategórie môžu zahŕňať napríklad korešpondenciu, projekty, udalosti, schôdze, mozgové príhody a dokonca aj prestávky alebo cvičenia a telocvičňu.
- Zefektívnite svoju technológiu. Online organizátori a e-mailové platformy, ako napríklad Outlook, môžu kombinovať vaše zoznamy úloh, kalendáre a adresy. To nielen zvýši vašu efektivitu, ale pomôže zefektívniť vaše myslenie.
- Delegujte všade, kde je to možné. V šialenstve pracovného dňa je ľahké zabudnúť, že nemusíte robiť všetko sami. Delegujte na asistenta alebo, ak ste obzvlášť zaplavení, požiadajte kolegu, aby vám urobil dobrú prácu a pomohol vám s konkrétnou úlohou. Vždy ich môžete splatiť neskôr, keď sa veci spomalia.
Metóda 2 zo 4: Systematické riešenie e -mailu
Krok 1. Skontrolujte e -mail v naplánovaných časoch
Nie všetci musíme byť prilepení k doručenej pošte, pretože mnohé správy v skutočnosti nie sú také citlivé na čas, ako by sme si mohli myslieť. Ak pracujete v zamestnaní, ktoré nevyžaduje okamžité sledovanie e-mailu, kontrolujte svoj e-mail v plánovaných časoch iba trikrát až štyrikrát denne.
Krok 2. Súbor e -mailov
Používajte priečinky a vlajky vo svojom prospech namiesto toho, aby ste si nechali hromadiť správy v doručenej pošte. Dôležitým prvkom môžu byť napríklad priečinky a podpriečinky v programe Outlook alebo štítky a viac priečinkov doručenej pošty v Gmaile. Ak ste napríklad novinár, vaše priečinky sa môžu nazývať Aktuálne príbehy, Budúce príbehy, Staré príbehy, Rozhovory a zdroje a Rozpisy a nápady.
Odstrániť a archivovať. Archivujte dôležitú, starú korešpondenciu a zvyšok odstráňte. Vo vyššie uvedenom príklade je „Staré príbehy“novinovým archívom. Akonáhle začnete odstraňovať staré e -maily, budete prekvapení, koľko e -mailov je viac hodných koša ako kartotéky. Niektorí ľudia tiež prisahajú na „nulovú doručenú poštu“, čo znamená, že nemá žiadne neprečítané e -maily (alebo žiadne e -maily vo vašej doručenej pošte, bodku). Okrem používania priečinkov a štítkov môžete dosiahnuť nulovú hodnotu doručenej pošty aj pomocou funkcie archívu, odstraňovaním starých e -mailov počas prestojov a používaním aplikácií na odstraňovanie závad e -mailov
Krok 3. Využite iné formy komunikácie, ak sú efektívnejšie
Rýchly telefonický hovor niekedy zvládne aj 10 spätných e-mailov. Ak áno, zavolajte! Ak viete, že výmena e-mailov si zaslúži diskusiu alebo bude zahŕňať značné otázky tam a späť, niekedy je lepšie zavolať. Bližšie informácie získate často po telefóne, zatiaľ čo vy a druhá strana v diskusii sa vyhnete písaniu dlhých a časovo náročných e-mailov. Môžete dokonca poslať e -mail kolegovi a povedať: „Mám na vás veľa otázok. Možno by bolo telefonovanie jednoduchšie. Môžem ti zavolať o 5?"
Krok 4. Obmedzte prerušenia
Strategické prestávky sú síce nápomocné, ale prerušenia počas pracovného času nie. Prerušenia vás môžu spomaliť, narušiť pracovný rytmus a stratiť myšlienkové pochody. Skúste teda použiť správy a hlasovú schránku, keď budete vedieť, že budete príliš zaneprázdnení. Tieto nástroje nie sú len vtedy, keď nie ste fyzicky v kancelárii; dajú sa použiť, keď ste príliš zaplavení. Mnoho ľudí má tiež „politiku otvorených dverí“, ale v skutočnosti nemusíte mať dvere stále otvorené. Môžete dokonca nechať na dverách priateľskú poznámku s textom „Prebieha konferenčný hovor“alebo „Obsadené. Vráťte sa neskôr alebo pošlite e -mail. “
Krok 5. Využite cloud
Cloud computing stojí za zváženie, pretože môže byť lacnejší, škálovateľný, efektívnejší a jednoduchšie aktualizovateľný. Obsah dostupný v cloude je obzvlášť užitočný, pretože k nemu máte prístup prostredníctvom svojich zariadení: počítačov, tabletov, smartfónov atď. Cloudové úložisko slúži aj ako užitočná primárna alebo sekundárna forma digitálneho zálohovania. Kontaktujte svojho IT manažéra alebo poskytovateľa softvéru, pretože určité množstvo voľného miesta na disku už môžete mať k dispozícii v cloude alebo k dispozícii za malý ročný poplatok.
Krok 6. Používajte záložky online
Všetky hlavné prehliadače majú možnosti vytvárania záložiek, do ktorých si môžete uložiť a organizovať svoje obľúbené alebo najčastejšie navštevované webové adresy, aby ste k nim mali rýchly a ľahký prístup. Využite ich, aby ste nezabudli na dôležité weby, kde môžete kontrolovať novinky alebo novinky z odvetvia.
Metóda 3 zo 4: Využitie času vo svoj prospech
Krok 1. Vyhnite sa multitaskingu
Na tomto sa zhodujú všetci odborníci. Aj keď to v televízii môže znieť rýchlo alebo cool, multitasking nie je efektívny a môže skutočne poškodiť efektivitu vašej organizácie. Venujte namiesto toho všetku svoju pozornosť jednej úlohe naraz, zvládnite ju a prejdite na ďalšiu položku v zozname.
Krok 2. Vytvorte si rozvrh alebo rozvrh sami
Našťastie väčšina úloh nevyžaduje naplánovanie všetkého vo vašom dni na minútu. Dodržanie základného rozvrhu najdôležitejších úloh a najdôležitejších úloh a udalostí vášho dňa vám však môže pomôcť udržať sa v úlohe.
- Nastavte časové limity pre určité činnosti. Niektoré úlohy nevyžadujú stanovené časové limity, iné by však mali mať časové parametre na zvýšenie produktivity. Myslite na úlohy počas celého dňa, ktoré zvyčajne zaberú viac času, ako je potrebné, a dajte im časové limity v budúcnosti.
- Rozpočet na ďalší čas na iné činnosti. Niektoré úlohy, ako ste sa naučili zo skúseností, zvyčajne trvajú viac času, ako sa očakávalo, ale nie je to nevyhnutne zlé. Na tieto druhy aktivít a napríklad na obzvlášť dôležité akcie a stretnutia si zarobte čas navyše pred a po.
Krok 3. Použite aplikáciu časovača, stopky alebo budík
Pri miernom použití to môžu byť účinné nástroje. Niektorí ľudia si radi nastavia budíky 10, 15 alebo 30 minút vopred, aby im poskytli vopred varovanie alebo čas pred aktivitou. Môžete tiež nastaviť upozornenia.
Krok 4. Vyhnite sa odkladaniu aktivít
Položte si otázku, či je odkladanie absolútne nevyhnutné, alebo je toto nutkanie len príkladom prokrastinácie. Ak to cítite, neodkladajte silu na koniec! Avšak v prípadoch, keď je nevyhnutné odložiť celú aktivitu alebo jej časť, nezabudnite si zaznamenať, kde ste skončili, a naplánujte si to s konkrétnymi plánmi. Prípadne môžete prísť s pohotovostným plánom. Ak napríklad chcete zrušiť osobné stretnutie, môžete namiesto toho uskutočniť konferenčný hovor alebo webovú konferenciu.
Metóda 4 zo 4: Zostať zdravý fyzicky i duševne
Krok 1. Urobte si prestávky
Psychické prestoje sú dôležité pre našu produktivitu a sú zdravé pre myseľ. Niekedy sme takí zaneprázdnení svojou prácou, že neprestávame dávať si toľko potrebné prestávky. Robenie prestávok nám dáva potrebný odpočinok, ktorý zvyšuje našu produktivitu, ale tiež nám dáva možnosť urobiť krok späť a opýtať sa, či to, čo robíme, je najefektívnejšie využitie času.
Krok 2. Lepší spánok
Bez riadneho spánku sa na druhý deň môžete cítiť unavení, malátni alebo malátni, čo môže poškodiť váš rozvrh a efektivitu v práci. Zamerajte sa na sedem až osem hodín nepretržitého spánku za noc.
Krok 3. Neporovnávajte sa so spolupracovníkmi
Väčšina zamestnaní našich spolupracovníkov sa líši od našich vlastných a každý má iné metódy organizácie, ktoré im vyhovujú. Metóda, ktorá dáva zmysel a je efektívna voči kolegovi, nemusí byť pre vás najlepšia a naopak.
Krok 4. Prijmite, že organizácia je prebiehajúci proces
Nečakajte, že budete dokonalí. Organizácia pokračuje a vyžaduje si neustálu pozornosť. Nebudete optimálne organizovaní každý deň, ale malá organizácia urobí kus cesty k zvýšeniu vašej efektivity.
