Denný plánovač vám výrazne uľahčí zapamätanie si dôležitých schôdzok, úloh, zábavných aktivít a termínov. Začať so zvykom používať, aktualizovať a mať pri sebe plánovač dňa však môže byť veľmi ťažké. Našťastie existuje niekoľko trikov, ktoré uľahčia bezproblémovú a efektívnu integráciu vášho plánovača do vášho každodenného života.
Kroky
Časť 1 z 2: Mať správne materiály
Krok 1. Zvážte, na čo by ste plánovač dní použili
Existuje mnoho rôznych typov plánovača dní, ktoré sú vhodné pre rôzne úlohy a osobnosti. Niektorí plánovači dní sú veľmi jednoduché poznámkové bloky s linajkami; plánovači ostatných dní majú rôzne sekcie pre rôzne druhy úloh. Nájdite si chvíľku na zamyslenie, prečo by ste chceli používať plánovač dňa a na čo by ste ho používali. Je veľmi dôležité zvážiť tieto otázky, pretože ak sa stane vašim jediným nástrojom plánovania, budete s väčšou pravdepodobnosťou používať svoj plánovač dňa: ponechanie si viac ako jedného plánovača dňa naraz bude mätúce a zmarí účel. Opýtajte sa sami seba:
- Budem potrebovať sekciu pre telefónne čísla?
- Budem ho používať predovšetkým na zapamätanie si schôdzok?
- Chcem plánovač dní, ktorý vydrží viac ako jeden rok?
- Chcem, aby môj plánovač dňa nahradil iný organizačný nástroj (napríklad moje zoznamy úloh)?
- Chcem jednoduchý, obyčajný notebook alebo taký, ktorý má veľa rôznych funkcií a sekcií?
- Mám radšej denný plánovač, ktorý je dostatočne malý na to, aby sa zmestil do vrecka alebo dostatočne veľký na to, aby som si dokázal spracovať poznámky z mojich schôdzí?
- Chcem plánovač dní, ktorý poskytuje viac priestoru na pracovné dni, alebo budem potrebovať svoj plánovač dní predovšetkým na víkendové aktivity?
Krok 2. Kúpte si plánovač, ktorý vyhovuje vašim potrebám
Plánovače dňa je možné zakúpiť v rôznych obchodoch, ako sú obchody s kancelárskymi potrebami, papiernictvami, kalendármi a online. Môžu stáť kdekoľvek od niekoľkých dolárov po viac ako 50 dolárov. Aj keď je estetika denného plánovača dôležitá, v prvom rade dávajte pozor na rozloženie a časti denného plánovača. Uistite sa, že plánovač dňa, ktorý si kúpite, je usporiadaný tak, aby vás to bavilo a dávalo zmysel vzhľadom na váš životný štýl a zodpovednosti.
Krok 3. Zvážte estetiku svojho plánovača dní
Aj keď je najdôležitejšia funkcia, pravdepodobne si zvyknete používať denný plánovač, ktorý považujete za príťažlivý a príjemný na pohľad. Niektoré plánovače dňa sú veľmi jednoduché a majú iba čierny kožený kryt. Ostatné sú svetlé a rozmarné, s veľkým počtom prevedení a prepracovanými vzormi. Akákoľvek estetika je v poriadku, pokiaľ je v súlade s profesionálnym dekorom na vašom pracovisku.
Dávajte pozor na estetiku vnútra plánovača aj zvonku. Niektorí ľudia uprednostňujú napríklad stránky bez vložky. Niektorí ľudia majú radi symetriu; iným sa môžu páčiť dynamickejšie rozloženia. Môžete tiež uprednostniť určité druhy písma pred ostatnými. Uistite sa, že váš plánovač dňa je príjemný na pohľad-zvnútra aj zvonka-, aby ste ho ešte viac motivovali k jeho každodennému používaniu
Krok 4. Majte pripravenú zásobu pier a ceruziek
Váš denný plánovač vám veľmi neprospeje, ak si doň nemôžete niečo zapísať. Uistite sa, že máte veľa nabrúsených ceruziek a pracovných pier na miestach, kde budete s najväčšou pravdepodobnosťou používať svoj denný plánovač. Tie obsahujú:
- Váš kufrík alebo pracovná taška
- Tvoja kabelka
- Váš pracovný stôl
- Váš pracovný stôl doma
- V blízkosti vašich pevných telefónnych liniek
- Ak ste niekto, kto neustále stráca perá a ceruzky, zvážte uloženie núdzovej ceruzky do samotného plánovača dní. Niektorí plánovači majú dokonca malý úložný priestor, ktorý by ste mohli použiť na náhradnú ceruzku.
Časť 2 z 2: Efektívne používanie vášho plánovača dní
Krok 1. Rozhodnite sa používať denný plánovač každý deň
Ľudia, ktorí sa pevne zaviažu, budú s väčšou pravdepodobnosťou schopní tieto záväzky dodržať. Návyky je veľmi ťažké zmeniť, ale ak si poviete, že ste rozhodnutí urobiť jednu malú vec inak, pomôže vám to vyvinúť nový návyk.
Pamätajte si, že dobré návyky sa vytvoria skôr, keď sa sústredíte len na jeden naraz, takže sa nepreťažujte novými návykmi na riadenie času. Zatiaľ sa zamerajte výlučne na to, aby ste si zachovali plánovač dní
Krok 2. Porozprávajte sa s priateľom o svojom želaní použiť plánovač dňa
Ľudia sa častejšie držia nových návykov, keď si ich komunity uvedomujú svoje odhodlanie a môžu ich podporovať. Porozprávajte sa s priateľom alebo spolupracovníkom o svojom novom riešení. Možno aj váš priateľ bude chcieť začať s týmto novým a užitočným zvykom. Môžete si navzájom pripomenúť, aby ste ho v prípade potreby aktualizovali.
Krok 3. Plánovač dňa uložte každý deň na rovnaké miesto v práci a doma
Používajte svoj denný plánovač ako jediný kalendár: ak používate dvojdňové plánovače súčasne, rýchlo stratíte prehľad o svojich povinnostiach. To však môže byť zložité, pretože budete musieť zadávať položky do svojho denného plánovača v práci aj doma. Aby ste mali svoj denný plánovač vždy pri sebe, určte jedno úložné miesto pre prácu a jedno úložné miesto pre domácnosť. Plánovač dňa nikdy neumiestňujte nikam inam: dôslednosť je pri rozvíjaní tohto návyku kľúčová.
- Skvelé miesto na uloženie plánovača dňa doma je stôl vedľa pevnej linky, pracovná taška alebo kufrík alebo vedľa mobilného telefónu a kľúčov od auta.
- Skvelé miesta na uloženie plánovača dní do práce sú na vrchu vášho stolu, v centrálnej zásuvke vášho pracovného stolu, vedľa pracovného telefónu alebo v kufríku.
Krok 4. Napíšte si pripomienky, aby ste si zvykli prinášať plánovača so sebou do práce a z práce
Keď si prvýkrát zvyknete používať svoj denný plánovač, pravdepodobne ho zabudnete vziať so sebou do práce alebo domov. Aby ste tomu zabránili, napíšte si pripomienky na prominentné miesta v práci a doma. Štúdie ukazujú, že post-it pripomienka je jedným z najúčinnejších spôsobov, ako podporiť konkrétne správanie. Použite túto metódu na seba tak, že odošlete príspevok s otázkou „Pamätáte si svojho plánovača dní?“na miestach, ktoré určite uvidíte. Tie obsahujú:
- Váš notebook
- Na vrchole vášho pracovného stola
- Vedľa telefónu
- Na tvoje dvere
- Na vašom kuchynskom stole
- Na zrkadle v kúpeľni
- Tieto poznámky môžete odstrániť, keď ste si osvojili zvyk nosiť si plánovač dní so sebou do práce a späť domov.
Krok 5. Preneste informácie do svojho plánovača
Pri prvom nákupe plánovača budete musieť zadať veľa informácií. Pravdepodobne budete mať predtým naplánované schôdzky, prebiehajúce pracovné úlohy a náhodné kúsky informácií. Vezmite si jednu alebo dve hodiny a zjednotte všetky tieto rozptýlené informácie do svojho plánovača dní. To vám umožní precvičiť si zadávanie informácií správnym spôsobom. Umožní vám to tiež efektívnejšie si naplánovať čas vpred. Do svojho plánovača môžete zadať tieto položky:
- Dôležité kontaktné informácie pre vašu rodinu, priateľov, kolegov a klientov
- Pracovné stretnutia
- Váš rozvrh hodín
- Termíny pracovných alebo školských projektov
- Zmeny smeny (ak prácu robíte bez konzistentného plánu)
- Lekárske a zubné stretnutia
- Narodeniny vašich blízkych
- Špeciálne pracovné akcie
- Špeciálne osobné akcie
- Kľúčové termíny vašich koníčkov alebo mimoškolských aktivít (napr. Termíny vašej skúšky hry alebo hodiny zumby)
Krok 6. Každé ráno sa poraďte s plánovačom dňa
Predtým, ako sa každé ráno vyberiete do práce, preskúmajte svoj denný plánovač na nadchádzajúce schôdzky, schôdze a zodpovednosti. Nájdite si chvíľu na zváženie, či existujú nejaké úlohy, ktoré je potrebné pridať do plánu, alebo úlohy, ktoré by ste mohli prečiarknuť alebo preložiť. Využite tento čas na naplánovanie dňa, aby ste si mohli múdro hospodáriť s časom, keď prídete do práce.
Krok 7. Každé popoludnie sa poraďte s plánovačom dňa
Predtým, ako odídete na deň z práce, znova sa poraďte s plánovačom dňa. Uistite sa, že ste splnili všetko, čo ste si za deň predsavzali. Zvážte, či by nemali byť do vášho plánovača dní na budúci týždeň vložené nejaké nové položky. Pred odchodom z práce si vždy aktualizujte svoj denný plánovač, aby ste sa uistili, že si sledujete svoje pracovné povinnosti.
Krok 8. Použite pozitívne posilnenie, aby ste sa udržali motivovaní
Predstavte si svojho plánovača dňa ako pozitívnu položku vo svojom živote, nie ako vláčenie alebo nudu. Použite svoj plánovač ako prostriedok odmeny za splnenie úloh. Čoskoro sa budete snažiť dokončiť úlohy jednoducho pre potešenie z vyškrtnutia položky z vášho zoznamu úloh. Aby ste sa pozitívne posilnili, mali by ste:
- Keď ich dokončíte, odškrtnite všetky úspechy a schôdzky. Keď sa cítite nízko, pozrite sa na všetko, čo ste prečiarkli, a buďte hrdí na všetko, čo ste urobili.
- Dajte si odmenu za splnenie určitého počtu úloh. Doprajte si malú dobrotu za každých 5 položiek, ktoré odškrtnete v dennom plánovači. Doprajte si napríklad kávu alebo krátku prechádzku, akonáhle dosiahnete požadovaný cieľ. To vás bude motivovať používať svoj denný plánovač správne a tiež vykonávať svoje úlohy.
- Urobte niečo príjemné, keď sa poradíte so svojim plánovačom dňa. Skúste nemyslieť na to, že váš čas je konzultácia s plánovačom dňa ako fuška. Namiesto toho sa na to pozerajte ako na kľúčový nástroj produktivity. Aby ste si plánovač dňa spojili s pozitívnymi pocitmi namiesto negatívnych, urobte každé ráno a popoludnie pri pohľade na svojho plánovača niečo príjemné. Vypite šálku lahodnej kávy, dajte si čokoládu alebo si vypočujte svoju obľúbenú pieseň. Váš mozog bude čoskoro spájať vášho plánovača s pozitívnymi pocitmi.
- Doprajte si špeciálnu pochúťku na každý týždeň, keď svoj denný plánovač správne použijete. Aj keď ste ešte len v počiatočných fázach udržiavania si plánovača dní, možno si budete musieť dať ďalšiu motiváciu, aby ste si plánovač dní zobrali so sebou a aktualizovali ho každý deň. Každý deň, keď si pamätáte, že si so sebou chcete aktualizovať svoj denný plánovač, urobte pre seba niečo extra pekné: kúpte si zmrzlinu, choďte do kina alebo si dajte drink s priateľmi. O niekoľko týždňov budete mať vo zvyku pamätať si svoj denný plánovač neustále.
- Napíšte si do denného plánovača pozitívne veci, ako aj vážnejšie povinnosti. Použitím plánovača dní, ktorý vám pripomenie vaše obľúbené činnosti (obed s priateľom) a aj nie príliš obľúbené činnosti (návšteva zubára), sa budete s väčšou pravdepodobnosťou držať svojho nového zvyku.
Krok 9. Podľa potreby aktualizujte svoj denný plánovač
Pri ranných a večerných check-inoch by ste mali zadať všetky svoje nové zoznamy úloh, schôdzky, schôdze a termíny. Svoj denný plánovač môžete aktualizovať aj podľa nových úloh. Ak budete aktualizovať svoj denný plánovač, pomôže vám to efektívnejšie hospodáriť s časom a zabráni vám cítiť sa príliš zahltení. Zapísaním si úlohy si ju už nemusíte držať v hlave, čo pomáha predchádzať tým hrozným pocitom trápenia a pochybností.
Ak sa ocitnete preťažení, presuňte niektoré položky do samostatnej kategórie „nevybavených“, v ktorej sa môžete ľahko prepracovať. Nedemotivujte sa hľadením na úlohy, ktoré sa nikdy nedajú splniť v bežný pracovný deň
Krok 10. Buďte trpezliví
Nové návyky môžu niekedy trvať dva alebo viac mesiacov, kým sa stanú plne automatickými. Kým nie je tento zvyk zakorenený, môžete zažiť niektoré chvíle zabúdania, keď necháte plánovač dňa doma alebo zabudnete zadať termín. Buďte k sebe trpezliví a zhovievaví. Pamätajte si, že návyky si vyžadujú určitý čas a že občasné pošmyknutie neovplyvní vašu schopnosť vytvoriť si nový návyk.
Mohlo by byť užitočné mať k dispozícii záložný plán pre prípady, keď ste doma zabudli plánovač dňa. Môžete napríklad zadať nové pracovné schôdzky do poznámok post-it a priniesť ich domov so sebou, aby ste ich mohli zadať. Pri mimoriadne dôležitých udalostiach a termínoch môžete použiť aj online správcu úloh, ktorý vám bude včas zasielať pripomenutia: tak nezabudnete na kľúčový dátum, aj keď zabudnete plánovač
Tipy
- Nemyslite si na svoj denný plánovač ako na prácu, ale skôr ako na výhodu. Vďaka plánovaču dňa budete cítiť väčšiu kontrolu nad svojim životom a len niekoľko minút času vám ušetrí hodiny.
- Kľúčom k rozvoju nového návyku je dôslednosť spojená s pozitívnym posilňovaním. Držte sa rutiny, zamerajte sa na všetky pozitívne veci, ktoré vám denný plánovač prináša, a v prípade potreby si dajte odmeny, aby ste si udržali motiváciu.
- Uistite sa, že denný plánovač nákupu je ten, ktorý vyhovuje vášmu vkusu a vášmu plánu. Plánovač dní, ktorý si kúpite, by mal mať všetky potrebné sekcie, aby bol váš život organizovaný.
