Ak pracujete v lekárskej ordinácii alebo začínate vlastnú prax, naplánovanie schôdzok s pacientmi je jednou z vašich najdôležitejších úloh. Udržiavanie poriadku v schôdzke zaistí, že sa v systéme „nestratia“žiadni pacienti a že pacienti aj lekári budú mať v kancelárii príjemný zážitok. Maximalizácia produktivity vo vašom pláne vám medzitým umožní rezervovať si viac termínov a zvýšiť príjmy vašej kancelárie.
Kroky
Metóda 1 z 3: Nastavenie systému plánovania schôdzok
Krok 1. Nechajte pacientov rezervovať si termíny telefonicky, osobne a online
Takýmto spôsobom zaistíte, aby ste získali čo najviac pacientov a neprišli ste o žiadnych potenciálnych pacientov, ktorí by sa nemohli objednať konkrétnym spôsobom. Umožnenie ľuďom objednávať si schôdzky online vám tiež umožní využiť výhody online prístupu 24 hodín denne 7 dní v týždni a nechať pacientov rezervovať si termíny po niekoľkých hodinách.
- Okrem tejto zvýšenej účinnosti pacienti tiež vo všeobecnosti uvádzajú, že sa cítia pohodlnejšie a menej zaťažení online vlastným plánovaním než telefonovaním.
- Existuje široká škála softvéru na plánovanie schôdzí online, ktoré si môžete zakúpiť a používať vo svojej kancelárii. Medzi najobľúbenejšie softvéry patria AppointmentPlus, Booker a Thryv. Ak máte schopnosti v oblasti kódovania a vývoja, môžete si samozrejme vytvoriť aj svoj vlastný plánovací softvér!
Krok 2. Ponúknite pacientom viac možností časového intervalu na ich stretnutie
Budete chcieť zaistiť, aby ste svojim pacientom poskytli čo najviac možností, aby si mohli vybrať najlepší časový úsek pre svoj konkrétny rozvrh. Môže sa to zdať zrejmé, ale je to veľmi dôležité pre to, aby boli vaši pacienti spokojní a aby sa znížila šanca, že budú musieť zrušiť schôdzku z dôvodu časového konfliktu.
Napríklad namiesto toho, aby ste sa pacienta pýtali, či mu utorok o 1:00 vyhovuje, dajte mu možnosť vybrať si akýkoľvek dostupný časový úsek, ktorý mu vyhovuje, napríklad utorok od 1: 00-2: 00, 2: 00-3.: 00 alebo 4: 00–5: 00
Krok 3. Zaznamenajte kontaktné informácie každého naplánovaného pacienta
Budete ich musieť musieť kontaktovať, aby ste im pripomenuli nadchádzajúcu schôdzku, alebo zmeniť plán ich ďalšej rezervácie. Uistite sa, že pri prvej rezervácii schôdzky požiadate o telefónne číslo, e -mailovú adresu a poštovú adresu.
Ak si osoba dohodne stretnutie osobne alebo telefonicky, jednoducho ich požiadajte o tieto informácie. Ak sa dohodnú online, uistite sa, že na svojom online portáli uvediete oblasť s kontaktnými informáciami o pacientovi
Krok 4. Pošlite pacientom upomienky deň pred ich vymenovaním
Ak pacienti zabudnú na dohodnutý čas a nedostavia sa, príde to k veľkému bloku premrhaného času vo vašom rozvrhu. Používanie pripomenutí znižuje riziko, že sa pacienti nedostavia na schôdzky, a tým pomáha predchádzať tejto strate času.
- Volanie alebo písanie správ pacientom je najlepší typ pripomenutia, pretože je pravdepodobnejšie, že si všimnú prichádzajúci hovor alebo textovú správu, než aby videli nový e -mail v krátkom čase.
- Používanie systému pripomienok môže tiež zvýšiť zrušenie a preplánovanie nechcených schôdzok, čo môže viesť k tomu, že sa pacienti budú cítiť lepšie ovládaní, a tak budú spokojnejší s termínmi schôdzok.
Krok 5. Majte určeného plánovača schôdzok pre svoju kanceláriu
Ak nie ste výlučne zodpovední za udržiavanie plánu schôdzok pre svoju kanceláriu, najmite alebo určte niekoho za hlavného plánovača schôdzok. Udelenie zodpovednosti za plánovanie schôdzok s 1 osobou umožní lepšie naplánovaný postup plánovania a povedie k plánu, ktorý lepšie odráža potreby pacienta a preferencie jednotlivých lekárov.
Ak má napríklad jedna osoba na starosti plánovanie schôdzok, môže sa zamerať na veci, ako je zosúladenie konkrétnych pacientov alebo stavov s konkrétnymi lekármi, namiesto toho, aby svoju pozornosť rozdelili medzi niekoľko úloh
Metóda 2 z 3: Zaradenie pacientov do plánu
Krok 1. V ten istý deň zoskupte pacientov s podobnými podmienkami alebo problémami
Lekári spravidla oceňujú ošetrovanie podobných pacientov zoči-voči, pretože to zvyšuje konzistenciu ich práce a stavia ich k cielenejšiemu lekárskemu zmýšľaniu. Organizácia vášho plánu schôdzok týmto spôsobom teda urobí lekárov vo vašej kancelárii šťastnejšími a umožní vašim pacientom získať efektívnejšiu liečbu.
Ak napríklad existuje niekoľko pacientov, ktorí plánujú schôdzky pre kožné ochorenia počas konkrétneho týždňa, skúste to nastaviť tak, aby všetky schôdzky spadali do rovnakého dňa toho týždňa
Krok 2. Použite triediaci graf na uprednostnenie stretnutí podľa závažnosti
Tabuľka by mala obsahovať kritériá, ako sú hlásené príznaky, naliehavosť schôdzky a dĺžka schôdzky. Keď do plánu pridáte nový termín, podľa tohto grafu zistíte, či si ho chcete rezervovať v ten istý deň, v najbližších dňoch alebo v priebehu niekoľkých týždňov.
- Ak napríklad niekto zavolá na stretnutie a hlási príznaky ako intenzívna bolesť a dýchavičnosť, zaraďte ich čo najskôr do rozvrhu, pretože ich stav môže byť veľmi vážny.
- Ak v pláne nie je miesto na okamžité stretnutie s niekým s naliehavým stavom a potrebujete naplánovať stretnutie iného pacienta, môžete podľa tabuľky tiež určiť, ktoré schôdze je možné odložiť.
Krok 3. Vyhnite sa dvojitej rezervácii nových pacientov a pacientov so zložitými problémami
Tieto schôdzky budú vyžadovať viac času a pozornosti, ako budú potrebovať vracajúci sa pacienti. Namiesto toho naplánujte „zapracovaných“pacientov, ktorí vyžadujú malú pozornosť spolu s novými pacientmi, aby sestry mohli vykonať počiatočný check-in u nového pacienta, zatiaľ čo lekár pracuje s pracujúcim pacientom.
- Napriek tomu, že vám dvojitá rezervácia týmto spôsobom môže pomôcť vidieť viac pacientov za deň, môže vás to viesť k problémom, keď nastanú neočakávané okolnosti. Udržujte dvojitú rezerváciu na minime, aby ste predišli problémom v rade.
- Naplánovanie „zapracovaných“pacientov je tiež dobrým prostriedkom na triedenie pacientov na základe ich potrieb a ponechanie väčšieho priestoru na schôdzky tým, ktorí majú vážnejšie problémy.
Krok 4. Naplánujte si rozvrh okolo sezónnych výkyvov v potrebách pacientov
Na základe demografických údajov o vašej klientele pravdepodobne uvidíte, že sa pravidelne rezervuje veľa schôdzok v rovnakom období roka. Využite predchádzajúce skúsenosti na predpovedanie týchto sezónnych výkyvov a ponechajte v rozvrhu primeraný priestor na uspokojenie potrieb svojich pacientov.
- Môžete napríklad vidieť veľký počet ľudí, ktorí plánujú prehliadky pre svoje deti na začiatku nového školského roka, čo si bude vyžadovať, aby ste sa pokúsili ponechať priestor na tieto schôdzky každý deň pred a po škole.
- K najrušnejším obdobiam roka v lekárskych ordináciách všeobecne patrí začiatok nového školského roka (t. J. August), sezóna alergií (t. J. Apríl-jún) a chrípkové obdobie (t. J. Október-február).
Metóda 3 z 3: Zachovanie efektívneho harmonogramu schôdzok
Krok 1. Vytvorte týždennú časovú os, aby ste si zorganizovali rozvrh
Vaša časová os by mala obsahovať informácie, napríklad koľko pacientov potrebuje vaša kancelária naplánovať každý týždeň, koľko hodín môžu zamestnanci pracovať a koľko dní môže pacient čakať, kým navštívi lekára. Ak budete mať tieto informácie na časovej osi, pomôže vám to zosúladiť potreby pacientov s potrebami vašich administratívnych pracovníkov.
Ak napríklad viete, že ste už naplánovali dostatok pacientov na splnenie potrieb vašej kancelárie na jeden týždeň, môžete potom uprednostniť plánovanie pacientov, ktorí nemajú naliehavé stavy, v priebehu nasledujúceho týždňa
Krok 2. Využite upravené plánovanie vĺn, aby ste predišli nahromadeniu pacienta
V tomto modeli plánovania sú schôdzky s pacientmi zoskupené blízko začiatku hodiny a koniec hodiny je ponechaný otvorený. Vďaka tomuto druhu rozvrhu funguje otvorený priestor na konci hodiny ako nárazník, keď schôdzky trvajú dlhšie, ako sa očakávalo, alebo nastanú iné nepredvídané okolnosti.
- Modifikovaný model rozvrhovania vĺn drasticky skráti čakacie doby pacientov, čo povedie k väčšej celkovej spokojnosti pacienta.
- Ak máte na konci hodiny prázdnotu, môžete ho využiť na splnenie ďalších úloh v kancelárii, ako je vybavovanie papierov, telefonovanie alebo dokonca schôdze zamestnancov.
Krok 3. Použite zoznam čakateľov, aby ste po zrušení neprišli o priestor v pláne
Vďaka čakaciemu zoznamu môžete pacientov pridať do rozvrhu na poslednú chvíľu, ak sa predtým naplánovaný termín zruší. Tým sa minimalizuje čas a príjmy, o ktoré príde váš úrad, ak vás pacient zruší.
Vytvorte si čakací zoznam v digitálnom formáte a nastavte ho tak, aby ste ihneď po otvorení časového plánu mohli pacientom v zozname odoslať textovú správu alebo e -mail. Je to oveľa efektívnejšie, ako keby ste museli telefonicky kontaktovať pacientov v zozname
Krok 4. Nastavte časy príchodu o 20 minút skôr, ako je plánovaný čas
Zamestnanci na odbavovacej stanici tak budú mať dostatok času zhromaždiť od pacienta všetky potrebné informácie pred plánovaným stretnutím s lekárom. Organizácia časov schôdzok týmto spôsobom zabráni takým zdržaniam, ktoré môžu spôsobiť rozvrh celého dňa.
