Podľa zákona o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci (OSHA) majú vaši zamestnanci právo obrátiť sa na vás s akýmkoľvek počtom porušení bezpečnosti súvisiacich s prácou vrátane použitia nebezpečných materiálov, požiarnej ochrany alebo vystavenia hluku. Vedieť reagovať na sťažnosť OSHA a mať zavedený existujúci súbor postupov pomôže vašej spoločnosti udržať sa v podnikaní a splniť všetky regulačné potreby, na ktoré sa sťažnosť zameriava.
Kroky
Časť 1 zo 4: Reakcia na počiatočný telefonický hovor
Krok 1. Neprepadajte panike
Prijatie sťažnosti na OSHA bude pre vás pravdepodobne šokom, ale neprepadajte panike! Jediné, čo musíte urobiť, je zostať pokojný a úctivý, pozorne počúvať a riadiť sa pokynmi, vykonať všetky potrebné zmeny a odoslať odpoveď, ktorá to zobrazuje. V skutočnosti by mala byť vaša sťažnosť na OSHA vyriešená v priebehu niekoľkých dní.
Krok 2. Počúvajte pozorne
Keď dostanete počiatočný telefonický hovor upozorňujúci na sťažnosť OSHA, veľmi pozorne počúvajte zástupcu telefónu. Vyhnite sa kladeniu akýchkoľvek otázok! Jednoducho buďte maximálne profesionálni a zapíšte si všetky informácie.
Krok 3. Zdržte sa akéhokoľvek priznania alebo vysvetlenia
Kým telefonujete so zástupcom, nepriznajte sa, odmietajte ani inak nič nevysvetľujte. Teraz na to nie je čas. Jednoducho počúvajte a získajte čo najviac informácií. Počas tohto telefonátu držte jazyk.
Môžete povedať niečo ako: „Tieto obvinenia nemôžem potvrdiť ani vyvrátiť“alebo jednoducho: „Nie je našou politikou spoločnosti okamžite reagovať.“
Krok 4. Vyjadrite úprimné znepokojenie
Potom, čo ste počuli, čo chce zástupca povedať, nájdite si chvíľu na vyjadrenie skutočného, profesionálneho záujmu. Ukážte, že túto sťažnosť beriete veľmi vážne.
Svoje obavy môžete vyjadriť veľmi priamo: „Túto sťažnosť beriem veľmi vážne. Bezpečnosť mojich zamestnancov a pracoviska je pre mňa veľmi dôležitá.“
Krok 5. Oznámte svoj úmysel dodržať
Vysvetlite, že máte v úmysle starostlivo preskúmať obvinenia, keď dostanete oficiálny list sťažnosti, a dodržať uvedené pokyny. Dajte jasne najavo, že urobíte všetko, čo je potrebné, aby ste vyriešili túto sťažnosť a napravili situáciu.
Môžete si povedať: „Mám v úmysle sa touto záležitosťou zaoberať a prípadné problémy čo najskôr napraviť.“
Krok 6. Poďakujte zástupcovi OSHA
Na konci vášho telefonického hovoru poďakujte zástupcovi za jeho čas. Pomáha to uzavrieť komunikáciu na pozitívnu a profesionálnu tému.
Časť 2 zo 4: Reakcia na sťažnosť
Krok 1. Prečítajte si normy OSHA uvedené v liste
Veľmi skoro po vašom telefonáte by ste mali dostať faxovú korešpondenciu od OSHA. Toto je váš oficiálny sťažný list. Pozorne si prečítajte tento list a určte povahu sťažnosti.
Krok 2. Pošlite kópiu sťažnostného listu
Podľa pokynov OSHA musíte kópiu svojho sťažnostného listu zverejniť na nástenke spoločnosti, kde ho môžu vidieť všetci zamestnanci.
- Citácia musí zostať zverejnená tri pracovné dni (okrem víkendov alebo sviatkov) alebo do vyriešenia problému.
- To sa musí urobiť, aj keď s citáciou nesúhlasíte.
Krok 3. Podpíšte a odošlite späť svoj „osvedčenie o zverejnení
„Potom, čo odošlete kópiu tohto listu, aby na neho vaši zamestnanci videli, podpíšte priložený„ osvedčenie o odoslaní “a odošlite ho faxom na uvedené číslo. Doklad o faxe si uschovajte.
Krok 4. Vyšetrite obvinenia
Pozrite sa na každý prvok sťažnosti OSHA tak dôkladne, ako môžete. Aj keď ste sťažnosťou naštvaní alebo nevytvárate veľa oprávnenosti, vyhľadajte všetky oblasti, ktoré je potrebné riešiť alebo zlepšiť.
Krok 5. Nastavte svoj plán opráv do pohybu
Potom, čo ste preskúmali všetky potenciálne problémy, navrhnite plán na ich opravu a ihneď svoj plán dajte do pohybu. Zaznamenajte všetky dôležité zmeny prostredníctvom fotografií, potvrdení alebo inej dokumentácie.
Časť 3 zo 4: Vypracovanie listu s odpoveďou
Krok 1. Konajte rýchlo
Odpovedný list by ste si mali vypracovať najneskôr do troch dní od doručenia sťažnostného listu. Po prijatí sťažnosti máte iba päť dní na to, aby ste situáciu úplne vyriešili a odoslali odpoveď, takže nemrhajte časom.
Krok 2. Použite jasný formát
Pozrite sa pozorne na formát vášho sťažnostného listu, všímajte si použité znenie a dávajte pozor na tón. Budete chcieť zodpovedať formátu aj tónu listu, ktorý ste dostali.
- Zašlite svoj list tak, aby zodpovedal informáciám, ktoré ste dostali v sťažnostnom liste (vrátane mena zástupcu, ktorý podpísal váš sťažný list).
- Do predmetu správy uveďte svoje oficiálne číslo sťažnosti.
- Priraďte pozdrav svojho listu k listu uvedenému v sťažnostnom liste.
- V liste uveďte svoje zámery (napr. Zaoberať sa obvineniami a prezentovať svoje zistenia).
Krok 3. Obmedzte sa na fakty
V zostávajúcej časti listu uveďte skutočnosti tak jednoducho a zrozumiteľne, ako môžete. Na tomto mieste nemôžete hovoriť zle o zamestnancovi, pokúšať sa odmietnuť obvinenia alebo sa pokúšať zvaľovať vinu na ostatných. Vaša sťažnosť bude najrýchlejšie vyriešená, ak jednoducho vyriešite poplatky a vysvetlíte, čo ste urobili pre nápravu situácie.
Môžete napríklad povedať: „5. novembra som dostal sťažnosť OSHA číslo 2845. V priebehu nasledujúcich dvoch dní sme prešetrili citácie 1–3 a stanovili nápravné opatrenia. 7. novembra sme opravili citáciu 1 (nesprávne použitie) odsávača pár) výmenou zariadenia (pozri priložený doklad a fotografiu). “
Krok 4. Poskytnite dokumentáciu
Pošlite list spolu s akýmikoľvek dodatočnými dokumentmi, ktoré vám pomôžu uzavrieť prípad. Môžu to byť objednávky, potvrdenky, výsledky monitorovania, kontaktné informácie dodávateľa/dodávateľa, fotografie alebo akýkoľvek iný dokument, ktorý overuje zmeny, ktoré ste vykonali.
Krok 5. Odošlite list
Zaistite, aby bol list odoslaný certifikovanou poštou (so žiadosťou o podpis potvrdenia) alebo súkromným kuriérom. Nezabudnite na svoj päťdňový termín!
Krok 6. Zavolajte a pokračujte
Ak ste do troch pracovných dní od predpokladaného dátumu prijatia nič o vašej sťažnosti nepočuli, zavolajte a informujte sa. Pripravte si číslo prípadu a požiadajte o správu o stave.
Krok 7. Pripravte sa na kontrolu
Je možné, že sa inšpektor OSHA objaví bez varovania vo vašom zariadení. Buďte milí, profesionálni a zdvorilí a odpovedajte iba na konkrétne otázky, ktoré položil inšpektor.
Krok 8. Zaplatiť prípadné pokuty
V závislosti od povahy a závažnosti sťažnosti vás môže tiež požiadať o zaplatenie pokuty. Túto pokutu je potrebné zaplatiť do 15 pracovných dní od prijatia citácie zaslaním šeku priamo na adresu OSHA. Váš prípad nebude vyriešený, kým nedostanete platbu.
Časť 4 zo 4: Podanie sťažnosti na OSHA
Krok 1. Požiadajte o neformálnu konferenciu
Ak zvažujete podanie námietky proti svojej sťažnosti, dôrazne vám odporúčame zavolať a požiadať o neformálnu konferenciu s miestnym zástupcom OSHA. Počas tejto konferencie budete môcť lepšie porozumieť povahe vášho porušenia, prediskutovať metódy nápravy, prediskutovať možnosti urovnania a prípadne dokonca vyriešiť sporné citácie a sankcie.
To sa dá urobiť aj vtedy, ak máte v úmysle plne dodržať alebo si nie ste istí, akým smerom sa vydať
Krok 2. Vypracujte a odošlite „Oznámenie o zámere súťažiť
”Ak ste dospeli k záveru, že akýkoľvek prvok sťažnosti je neopodstatnený, alebo ak nesúhlasíte s prideleným poplatkom alebo s dátumom zníženia, musíte do 15 pracovných dní od prijatia citácie predložiť oficiálne oznámenie o zámere súťažiť. Vo vašom liste musí byť presne čo najpresnejšie uvedené, čo je predmetom sporu-citácia, časť citácie, výška poplatku alebo dátum skrátenia. Potom odošlite toto oznámenie certifikovanou poštou.
Môžete napríklad povedať: „Chcem napadnúť citáciu a sankciu navrhovanú pre body 2 a 3 citácie z 5. novembra 2015.“
Krok 3. Počkajte, kým OSHRC naplánuje pojednávanie
Hneď ako vám bude doručené oznámenie o zámere súťažiť, váš prípad bude oficiálne vedený v súdnom spore. Dátumy vášho zníženia a poplatkov budú pozastavené, kým sa nedosiahne rozhodnutie, a váš prípad bude postúpený OSHRC. OSHRC je nezávislá agentúra oddelená od ministerstva práce. OSHRC vo vašom prípade naplánuje pojednávanie.
Krok 4. Zúčastnite sa vypočutia
Hneď ako bude stanovený dátum vášho vypočutia, budete sa chcieť začať pripravovať na sluch a uistite sa, že sa môžete zúčastniť. Možno budete chcieť požiadať právnu radu, ktorá vám pomôže predložiť váš prípad. Na tomto vypočutí sa môžu zúčastniť zamestnávatelia aj zamestnanci.
Krok 5. Rozhodnite sa, či rozhodnutie prijmete alebo sa proti nemu odvoláte
Na tomto pojednávaní sa rozhodne, či bude pôvodná citácia a poplatky zachovaná, alebo ich upraví tak, aby zodpovedali vašej konkrétnej súťaži, alebo ich zamietne. Každá zo strán má potom možnosť prijať rozhodnutie alebo podať odvolanie na ďalšie vyšetrenie OSHRC. Ak sa prípad stále nevyrieši, postúpi sa na federálny obvodný súd.
Tipy
- Rešpektujte práva svojich zamestnancov na podanie sťažnosti OSHA. Oddiel 11 písm. C) zákona o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci zakazuje akejkoľvek firme prepustiť zamestnanca alebo sa mu pomstiť z dôvodu pískania alebo podania sťažnosti OSHA.
- Pri práci s OSHA sa nepýtajte ani neospravedlňujte. Namiesto toho buďte pri komunikácii s nimi úprimní a struční a riešte iba podanú sťažnosť.
- Ak sa vo vašej firme objaví vyšetrovateľ OSHA, nemusíte ho vpustiť dovnútra, kým nebudú na mieste všetci vedúci pracovníci. O tejto skutočnosti informujte všetkých recepčných a ochrankárov.
- Ak sa tento problém nevyrieši rýchlo, možno budete chcieť vyhľadať právnu radu.
