Zmeny v postupoch na pracovisku spravidla prinášajú pozitívne výsledky, šetria spoločnosti čas a peniaze alebo podporujú pozitívnejšie pracovné prostredie. Zmena je vzrušujúca pre tých, ktorí sa jej ľahko prispôsobia, ale pre niektorých zamestnancov môže byť zmena neznáma, znepokojujúca alebo dokonca desivá. Pre nich môže byť ťažké prijať neznámeho, čo spôsobuje strach alebo môžu mať obavy z dodržiavania nových politík. Ako líder na pracovisku je vašou úlohou zaistiť, aby akýkoľvek prechod prebiehal čo najhladšie. Naučiť sa zavádzať a implementovať nové postupy na pracovisku pomôže vašim zamestnancom efektívne prejsť na zmeny pri zachovaní vysokej morálky na pracovisku.
Kroky
Časť 1 z 3: Navrhovanie procedurálnych zmien
Krok 1. Uvedomte si náklady
Ak implementujete procedurálnu zmenu, aby ste v nasledujúcich rokoch ušetrili peniaze, môže sa to zdať ako jasná voľba. Ak si však táto zmena vyžiada nákladnú inštaláciu nového zariadenia, značné preškolenie personálu alebo prijatie nových zamestnancov na nové pozície, možno budete musieť porovnať náklady, aby ste zistili, či prevažujú nad dlhodobými úsporami a výhodami. Porozprávajte sa s účtovníkom o relatívnych nákladoch oproti dlhodobým úsporám, aby ste zistili, či si vaša spoločnosť môže dovoliť tieto zmeny implementovať, alebo skúste vykonať jednoduchú analýzu nákladov a výnosov.
- Analýza nákladov a výnosov porovnáva očakávané náklady s očakávanými prínosmi s cieľom určiť najlepší a nákladovo najefektívnejší plán.
- Na vykonanie jednoduchej analýzy nákladov a výnosov rozdeľte list papiera do dvoch stĺpcov. V jednom stĺpci uveďte výhody a v druhom stĺpci náklady. Porovnajte tieto dva zoznamy a zistite, ktorý postup je najvýhodnejší a nákladovo najefektívnejší.
Krok 2. Uľahčite predstavenie
Aj keď procedurálne zmeny, ktoré zavádzate, radikálne zmenia spôsob fungovania vašej firmy, je dôležité, aby boli tieto zmeny ľahko zavedené a implementovateľné. Pokiaľ je to len trochu možné, snažte sa nové zmeny implementovať po etapách alebo fázach. Vaši zamestnanci sa tak budú ľahšie prispôsobovať a prispôsobovať novým postupom.
Pokiaľ je to možné, implementujte zmeny spôsobom, ktorý umožní zamestnancom prispôsobiť sa krok za krokom. Skúste rozložiť nové procedurálne zmeny na niekoľko týždňov alebo dokonca mesiacov, aby ste umožnili optimálne prispôsobenie
Krok 3. Zmerajte jeho úspešnosť
Významné procedurálne zmeny by sa mali vykonať z nejakého dôvodu. Keď zistíte, prečo tieto zmeny robíte, je dôležité nájsť spôsob, ako zmerať relatívny úspech zmien. Ak majú zmeny ušetriť náklady, pripravte si porovnanie nákladov, aby ste zhodnotili, ako efektívne boli zmeny po niekoľkých mesiacoch. Ak majú zmeny zvýšiť spokojnosť zákazníkov, urobte prieskumy a sledujte počet vracajúcich sa zákazníkov, ktorí sú spokojní so zmenami, ktoré ste urobili.
Zvážte použitie bezplatného alebo nízkonákladového finančného nástroja na sledovanie úspechu vašej spoločnosti pred a po implementácii zmien. Na internete môžete nájsť bezplatné nástroje ako inDinero alebo Corelytics, alebo si predplatiť podrobnejšie mesačné služby od rovnakých poskytovateľov
Krok 4. Majte plán úteku
Je zrejmé, že s novými procedurálnymi zmenami dúfate, že to zlepší prácu na pracovisku. Čo však robiť, ak sa stane opak? Každý dobrý plán procedurálnych zmien by mal mať záložný plán alebo, ak všetko ostatné zlyhá, únikový plán na úplné opustenie zmien.
- Rozhodnite sa, či sa predvolene vrátite k starým postupom v prípade, že nové zmeny zlyhajú, alebo či implementujete plán zálohovania. Ak si vyberiete záložný plán, pre prípad pripravte konkrétne plány.
- Možno by ste sa mali vyhnúť tomu, aby ste svojim zamestnancom hovorili, že máte záložný plán, alebo že sa môžete vrátiť k starým postupom. Keď im tieto veci poviete, môže sa zdať, že ste ako líder slabí alebo neefektívni, a môže to zvýšiť odolnosť zamestnancov voči zmenám, ak vedia, že dostatočná hlasová opozícia vráti veci tak, ako boli.
Časť 2 z 3: Udržiavanie dôvery a kontroly
Krok 1. Vyjadrite svoju víziu
Ak si myslíte, že vami vykonané procedurálne zmeny zlepší spoločnosť a/alebo pracovisko, oznámte to. Dajte svojim zamestnancom o rok vedieť, ako si predstavujete spoločnosť, a navrhnite stratégie (vrátane týchto procedurálnych zmien), ktoré pomôžu dostať spoločnosť tam, kde si myslíte, že by mala byť.
- Podeľte sa o svoju víziu so svojimi zamestnancami. Jasne a stručne popíšte, čo od svojej spoločnosti chcete.
- Rozumiete svojim zamestnancom.
- Posilnite svojich zamestnancov tým, že ich necháte vyjadriť svoje myšlienky, obavy a celkovú spätnú väzbu o zmenách, ktoré navrhujete. Nestrácajte však organizačnú štruktúru svojej spoločnosti.
- Rozhodnite sa, či by bolo najlepšie komunikovať svoju víziu a oznámiť zmeny osobne alebo prostredníctvom e -mailu. Naliehavé problémy je najlepšie doručiť osobne a písomné/e -mailové správy je možné ľahko ignorovať.
ODBORNÁ TIP
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Krok 2. Predajte zmenu
Bez ohľadu na to, aké procedurálne zmeny na pracovisku sa pokúšate implementovať, nemusí stačiť, ak svojim zamestnancom jednoducho poviete „Odteraz to tak bude“. Ako líder je vašou úlohou viesť a to znamená, že máte svojich zamestnancov 100%za sebou. Keď zmeny oznámite, predajte ich svojim zamestnancom. Pomôžte im pochopiť, prečo sú tieto zmeny dobré pre spoločnosť a v konečnom dôsledku aj pre zamestnancov.
- Dajte svojim pracovníkom vedieť vašu (alebo spoločnosť) motiváciu na implementáciu týchto zmien. Ak zmeny ušetria peniaze, povedzte to. Ak vytvoria lepšie pracovné prostredie, dajte o tom vedieť všetkým. Bez ohľadu na to, aká je motivácia, dajte jej jasne najavo, že výhody týchto zmien prevážia náklady a problémy s implementáciou.
- Poukážte na to, prečo bol starý spôsob robenia vecí nesprávny alebo neúčinný. Jasný kontrast môže zamestnancom uľahčiť pochopenie toho, prečo bola táto zmena potrebná.
Krok 3. Odstráňte akúkoľvek neistotu
Jeden z najväčších dôvodov, prečo sa zamestnanci bránia zmenám, je strach, ktorý cítia z neznámeho. Ak existuje nejaká neistota v tom, ako bude fungovať každodenné podnikanie, alebo v súvislosti s veľmi konkrétnymi úlohami, ktoré v týchto zmenách budete hrať vy a vaši zamestnanci, budete musieť tieto neistoty odstrániť. Môžete to urobiť tak, že budete predvídať otázky, pochybnosti a obavy, ktoré môžu mať vaši zamestnanci, a zmierniť ich skôr, ako prídu.
- Buďte starostliví pri plánovaní, ako bude podnik fungovať a aké (ak nejaké) zmeny nastanú v rolách vašich zamestnancov. Dajte im vedieť, že ich roly sa nezmenia, alebo ak budú ich úlohy nejakým spôsobom ovplyvnené, potom v tom majú od začiatku jasno.
- Pokúste sa rámcovať procedurálne zmeny tak, aby zamestnanci tieto zmeny vnímali ako zlepšenie ich práce. Ak odstránite pochybnosti, ktoré obklopujú vágne procedurálne oznámenia, a zmeníte tieto zmeny na spôsob, ako vytvoriť lepšie pracovné prostredie alebo plynulejšie poradie operácií, vaši zamestnanci budú s najväčšou pravdepodobnosťou viac na palube.
ODBORNÁ TIP
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Poradca pre rozmanitosť, rovnosť a začlenenie
Náš expert súhlasí:
Keď sa implementujú procedurálne zmeny a zavádzajú sa nové pravidlá alebo usmernenia, vyjasnite si, o ktorých aspektoch zmeny nebude možné rokovať a do ktorých je integrovaná flexibilita. Môžete napríklad povedať,"
Krok 4. Správne načasujte
Niektorí obchodní experti tvrdia, že načasovanie procedurálneho oznámenia môže byť najväčším faktorom pri nástupe zamestnancov. Neexistuje žiadne jasné pravidlo, kedy je správny čas, pretože každá situácia a pracovisko je odlišná, ale uvedomenie si toho, ako zmeny ovplyvnia vašich zamestnancov, vám môže pomôcť lepšie načasovať oznámenie a implementáciu.
- Ak nové postupy budú vyžadovať dodatočné školenie, pokúste sa načasovať implementáciu týchto postupov tak, aby mali vaši zamestnanci dostatok času na prípravu. Neoznámte napríklad nové postupy v piatok, ak nadobudnú účinnosť nasledujúci pondelok. To môže vyžadovať, aby zamestnanci prišli cez víkend na školenie alebo do boja, aby v deň, keď sa zmeny začnú prejavovať, prišli na to.
- Pokiaľ je to len trochu možné, oznámte procedurálne zmeny niekoľko týždňov pred ich uskutočnením. Každý tak bude mať možnosť prečítať si nové postupy, porozumieť tomu, ako sa líšia od starých, a naučiť sa vykonávať potrebné zmeny.
Časť 3 z 3: Implementácia zmien
Krok 1. Nestrácajte identitu svojej spoločnosti
Procedurálne zmeny sú zvyčajne dobré, ale nemali by byť také radikálne, aby vaši zamestnanci už nepoznali spoločnosť - aspoň nie zo dňa na deň. Pamätajte si, že okrem pohodlia v známych môže byť veľa vašich zamestnancov lojálnych a oddaných spoločnosti pre jej imidž/identitu alebo pôvodné poslanie. Je v poriadku posunúť tieto aspekty prostredníctvom dlhodobého plánu, ale radikálne zmeny v krátkom čase môžu odradiť alebo znepokojiť vašich najvernejších zamestnancov.
Krok 2. Vyhľadajte vstup
Miera spokojnosti vašich zamestnancov bude jedným z najlepších meradiel účinnosti týchto zmien. Niektorí zamestnanci budú samozrejme odolávať zmenám bez ohľadu na to, čo sa stane, ale iným zamestnancom sa môže páčiť celkové smerovanie, pričom majú výhrady k tomu, ako sa tieto zmeny skutočne implementujú.
- Jednoduchý spôsob, ako zaistiť spokojnosť zamestnancov a vyhodnotiť všetky budúce zmeny, ktoré môžu byť potrebné, je požiadať zamestnancov o spätnú väzbu k zmenám. Dajte im vedieť, že aj keď možno nie ste ochotní vrátiť zmeny, oceňujete vstup a spoluprácu zamestnancov, pokiaľ ide o implementáciu týchto zmien.
- Zvážte vytvorenie pracovnej skupiny alebo výboru, ktorý bude hľadať spätnú väzbu o tom, ako sa zmeny implementujú, a informácie o tom, ako by mohli byť zmeny úspešnejšie implementované.
Krok 3. Odmeňte výkon zamestnancov
Jeden zo spôsobov, ako pomôcť zamestnancom zaradiť sa pomocou nových procedurálnych zmien, je vygenerovať pre svojich zamestnancov krátkodobé ciele a odmeniť tých, ktorí tieto ciele splnia. Môže sa to zdať ako nepodstatný krok, ale môže pomôcť vybudovať podporu pre zmeny a vyvolať silnú túžbu tieto zmeny implementovať.
Tipy
- Dostaňte svojich zamestnancov do práce a zapojte sa do zmien v postupoch čo najskôr.
- Skúste požiadať zamestnancov o pomoc pri plánovaní alebo implementácii tohto procesu.
- Podporte flexibilitu na pracovisku. Čím lepšie sa vaši zamestnanci adaptujú na zmeny, tým jednoduchší bude tento proces pre všetkých.
