Plánovanie zasadnutia radnice o zdravotnom probléme sa v zásade nelíši od plánovania radnice o akomkoľvek inom probléme, okrem zloženia publika a typov účastníkov diskusie, ktorí budú o tejto udalosti hovoriť. Napriek tomu je veľa, čo sa týka úspešného plánovania zasadnutia radnice akéhokoľvek druhu. Budete musieť tvrdo pracovať, najať dôležité zainteresované strany a uistiť sa, že máte dostatok času na to, aby ste si zaistili pozornosť tlače a komunity.
Kroky
Časť 1 z 3: Pokladanie základov
Krok 1. Vytvorte plánovací výbor
Myšlienka plánovacieho výboru je sila v číslach. Existuje niekoľko problémov týkajúcich sa zdravotnej starostlivosti, ktoré sa netýkajú viac ako jednej organizácie. Musíte identifikovať ďalšie organizácie v rámci komunity, ktorých sa váš problém týka, presvedčiť dôležitých členov o výhodách radnice a prijať ich do plánovacieho výboru.
- Ak ste sa napríklad zaoberali výživou v detstve, niektoré komunitné organizácie, ktoré sa touto otázkou zaoberajú, môžu byť školy, pediatri, potravinové banky, cirkvi, poľnohospodári a denná starostlivosť.
- Sebapropagácia môže byť mimoriadne presvedčivým motivátorom. Pristúpte k cieľovým organizáciám z nadhľadu a vysvetlite, ako by účasť na radnici mohla byť pre nich konkrétne prínosom.
Krok 2. Lokalizujte problémy
Je oveľa jednoduchšie znepokojiť sa nad problémom, ktorý sa vás priamo týka. Aby bola tematika vašej radnice bezprostrednejšia a pútavejšia, zdôraznite skôr lokálny vplyv problému než národný alebo globálny vplyv.
- Ak je napríklad vo vašom meste alebo štáte vysoká miera infekcie HIV alebo vysoká miera obezity, mali by ste skôr zdôrazniť problémy, s ktorými sa vaša lokalita bude stretávať, než problémy, ktoré vyplývajú z diagnostiky HIV alebo obezity vo všeobecnosti.
- Dalo by sa teda povedať: „Mesto Philadelphia bude musieť v nasledujúcich 15 rokoch zaplatiť o 3,5 miliardy dolárov vyššie náklady na zdravotnú starostlivosť kvôli našej vysokej obezite“, a nie „Obezita vedie k vyšším nákladom na zdravotnú starostlivosť“.
Krok 3. Identifikujte ciele
Ciele vášho stretnutia budú určovať formát, koho pozvete a ako ho budete propagovať. Pojem „radnica“označuje iba typ stretnutia, kde väčšinu zasadnutí tvorí otvorená otázka a odpoveď od verejnosti.
Ciele vášho stretnutia môžu byť informačné, obhajovanie určitej pozície alebo poskytnutie spätnej väzby politickým kandidátom. Aj keď stretnutia politických kandidátov a advokátov pravdepodobne priťahujú najväčšiu pozornosť, nie sú nevyhnutne to, čo je pre váš problém najlepšie. Ak je napríklad verejná mienka proti cieľom politiky vašej organizácie, informačné stretnutie by mohlo byť lepšou stratégiou na zmenu názorov tak, aby vyhovovali vašim potrebám
Krok 4. Vyberte formát
Tradičný formát radnice je, že panel pozostávajúci z troch až piatich rečníkov a moderátora poskytne krátke úvodné informácie o svojich pozadiach a pozíciách. Potom moderátor otvorí otázky publiku. Hoci obecenstvo môže klásť otázky určitému účastníkovi diskusie, moderátor by mal pôsobiť ako facilitátor a ak majú pocit, že program by bol pokročilejší tým, že by rovnakú otázku položil viacerým účastníkom diskusných panelov, mali by. Ďalšie formáty môžu zahŕňať:
- Čistý formát otázok a odpovedí. To môže byť dobré pre kandidátske fórum.
- Anonymný formát otázok, kde sú otázky odoslané vopred a moderátor si vyberá, ktoré otázky predloží panelu. Tento formát môže byť vhodný pre kontroverzné témy.
Časť 2 z 3: Spojenie stretnutia
Krok 1. Vyberte miesto, dátum a čas
Miesto stretnutia by malo byť na centralizovanom, neutrálnom, bezbariérovom mieste. Kostoly, knižnice, vládne budovy a komunitné centrá sú dobrou voľbou. Zaistite, aby to nebolo v rozpore s iným obľúbeným komunitným podujatím, a usporiadajte ho v čase, keď sa ho bude môcť zúčastniť veľa ľudí-víkend alebo ak cez týždeň, večer.
- Dobrou zásadou je vždy vybrať príliš malé miesto. Preplnené miesto konania vytvára dojem aktivity a popularity, ktoré sú vždy lepšie ako alternatíva.
- Uskutočnite akciu zadarmo alebo za nominálny poplatok, ale povzbudzujte účastníkov, aby zavolali na stránku Facebook, e-mailovú adresu alebo telefónne číslo a zavolali im jednoducho a lacno. Predpokladajme, že dve tretiny „maybes“sa nezobrazia.
- Uistite sa, že máte náhradné miesto stretnutia pre prípad, že by sa vám plánované miesto konania prepadlo.
Krok 2. Pozvite panelistov
Panelisti sú jedným z najdôležitejších faktorov, ktoré prispievajú k úspechu alebo neúspechu radnice. Aj keď je najlepšie mať na paneli pozoruhodnosti, nie je to vždy možné. Ďalšou najlepšou vecou je mať panelistov zastupujúcich významné organizácie a/alebo panelistov s pozoruhodným pozadím-to dáva udalosti väčšiu dôveryhodnosť.
- Pozrite sa na volených úradníkov, akademikov, vedúcich zborov a komunít a poskytovateľov liečby.
- Je to ďalšia oblasť, kde môže prísť vhod rôznorodý plánovací výbor. Čím rozsiahlejšie sú väzby medzi členmi plánovacej komunity, tým väčšia je pravdepodobnosť, že budete môcť využiť rozmanitý a vzrušujúci panel odborníkov.
- Keď pozývate účastníkov panelu, nezľavujte od faktora osobnosti. Panelisti by mali byť dostatočne dôveryhodní na to, aby dostali ľudí na radnicu, ale mali by byť dostatočne vzrušujúci na to, aby ľudia hovorili o vašej radnici ešte dlho potom, čo sa skončí.
Krok 3. Prijmite moderátora
Moderátori sú ďalším dôležitým faktorom úspechu radnice. Moderátor musí mať rešpekt pred panelistami a publikom, spolu s temperamentom na zmiernenie napätia a urýchlenie diskusie.
Predstavte si moderátora ako MC-mali by byť charizmatickí, ale nie tak charizmatickí, že zatienia panelistov alebo ovládnu diskusiu. Dobrými kandidátmi môžu byť zástupcovia médií, sudcovia a advokáti na dôchodku a duchovní
Krok 4. Stručne porotcov
Uistite sa, že vaši panelisti vedia o formáte radnice, ostatných panelistoch, očakávanej účasti a témach programu. Pokiaľ sú ochotní, pripravte ich na rozhovor s médiami.
Je dobré nechať svojich účastníkov panelu prísť štyridsaťpäť minút až hodinu vopred, aby ste si mohli naposledy preštudovať formát a predmety
Krok 5. Dajte dohromady palicu
Na zabezpečenie hladkého priebehu schôdze budú potrební niektorí kľúčoví zamestnanci. Mali by ste mať niekoho, s kým by ste sa mohli porozprávať s médiami, usadiť hostí a rozposlať materiály, ako napríklad programy schôdzí, účastníkom diskusných panelov a hosťom.
To všetko sú dobré práce pre dobrovoľníkov
Krok 6. Pripravte si predbežné materiály
Bez ohľadu na veľkosť schôdze budete potrebovať niekoľko tlačených materiálov, ktoré odošlete hosťom, tlačom a účastníkom panelu. Typ schôdze, ktorú organizujete, bude závisieť od konkrétnych typov materiálov. Napríklad:
- Ak organizujete informačné stretnutie, je vhodné vytlačiť si letáky alebo brožúry, ktoré sa dotknú niektorých informácií, ktoré pokryjete na radnici. Ak je vašim problémom napríklad HIV vo vašej komunite, vytlačte si leták, ktorý obsahuje niektoré dôležité štatistiky o vplyve HIV na miestnej úrovni.
- Radnica s politickými kandidátmi alebo úradníkmi môže obsahovať informácie o pozíciách a stranách kandidátov alebo úradníkov a stranách v súvislosti s vašim zdravotným problémom.
Časť 3 z 3: Príprava na stretnutie
Krok 1. Uistite sa, že sa médium zobrazuje
Tlač je pre úspešnú radnicu kľúčová. Bez ohľadu na to, či sa radnica zameriava na obhajobu problémov, šírenie informácií alebo politické fórum, jej slávna známosť ovplyvní úspech týchto cieľov a vašu schopnosť dávať radnice v budúcnosti dohromady.
- Budete musieť napísať tlačové správy, identifikovať reportérov, ktorí sa venujú príbehom o zdraví, záležitostiach komunity alebo politike, a v pravidelných intervaloch sa s nimi stretávať.
- Tlačová správa je jednoduchý dokument odoslaný mediálnym organizáciám, ktorý vysvetľuje udalosť a prečo je pozoruhodná. Tlačová správa má spravidla menej ako jednu stránku.
- Správy sú o aktuálnom dianí, preto musíte reportérom zdôrazniť, prečo je radnica udalosťou, o ktorej sa má informovať teraz a nie neskôr. Napríklad obezita je vždy problém, ale prináša správy len vtedy, keď je štúdia vydaná s cieľom ukázať ďalší dôvod, prečo je zlá.
Krok 2. Oslovte podobne zmýšľajúce organizácie
Na propagáciu tejto akcie by ste mali kultivovať členov vášho plánovacieho výboru, panelistov a členov príbuzných organizácií, ktorí nie sú priamo súčasťou radnice.
Nezabudnite využiť zdroje, ako sú univerzitné kampusy, nemocnice a vládne agentúry. Uverejnite letáky propagujúce udalosť na týchto miestach. Môžu byť skvelým spôsobom, ako zvýšiť návštevnosť
Krok 3. Hit sociálne médiá
Nezabudnite na rozsiahlu sieť problémových skupín na Facebooku a ďalších sociálnych sieťach. Neoslovujte iba kamenné organizácie s ľuďmi na pľaci. Uverejňujte príspevky v skupinách, blogoch a diskusných fórach na Facebooku zainteresovaných a príbuzných organizácií.
Uistite sa, že vaši panelisti a členovia propagujú udalosť aj na Twitteri, Facebooku a Instagrame
Krok 4. Spojte lisovacie pakety
Balík pre tlač sa líši od tlačovej správy tým, že ide o balík materiálov poskytovaný reportérom v deň udalosti, a nie o podnet na pokrytie udalosti. Malo by zahŕňať:
- Tlačová správa.
- Životopisy diskutujúcich a rečníkov.
- Informácie o predmete vrátane príslušných štúdií, štatistík a osobných príbehov dotknutých osôb.
Krok 5. Očakávajte neočakávané
Panelisti sa niekedy nezobrazia. Demonštranti niekedy zaplavia miesto konania. Do oblasti sa z ničoho nič môže valiť snehová búrka. Ako plánovač udalostí musíte tieto nepredvídané udalosti naplánovať tak, že si rezervujete náhradných rečníkov alebo naplánujete náhradné termíny.
- Ak je vaša radnica zaplavená protestujúcimi, môže byť vhodná zmena formátu. Ak je pôvodný formát otvorená otázka a odpoveď, namiesto toho získajte predbežné otázky. Ak sú demonštranti mimo, pozvite ich a zmeňte formát, aby ste mohli predložiť otázky.
- Zoraďte alternatívnych rečníkov z vašej organizácie alebo zúčastnených organizácií pre prípad, že sa naplánovaný rečník nedostaví. Ak je radnica fórom medzi politickými kandidátmi, neúnavne to zdôraznite médiám-v dôsledku čoho si budú priať, aby sa ukázali.